Tout conserver est le contraire de bien archiver

L’inflation documentaire est un vrai défi que doivent relever les entreprises et les organismes publics. L’informatisation a aggravé le phénomène… comment y remédier ? La solution ne serait-elle pas de rendre plus efficace et de contrôler les usages au quotidien ?

Pendant longtemps, nous avons cru que l’informatique réglerait l’encombrement dû au papier. Non seulement cet encombrement n’a pas été régulé mais la paperasse s’est vu augmentée de l’électronasse.

Comment en est-on arrivé là ? Quelques explications : l’informatique facilite la duplication grâce à la fonction « enregistrer sous », l’encombrement informatique se voit beaucoup moins, la performance des outils d’impression nous rend déraisonnables…Sans compter les coûts rarement évalués de ce gaspillage, de la maintenance des téraoctets devenus pétaoctets, du temps perdu à chercher des documents dans des volumes toujours plus grands.

Faut-il acheter l’outil de gestion documentaire le plus beau et le plus performant, faut-il interdire la photocopieuse et « l’enregistrer sous » ?

Et pourquoi ne pas plutôt fermer le robinet ? Sensibiliser les utilisateurs, leurs indiquer les règles de bon usage, définir avec eux les documents à produire et à archiver, leur attribuer des règles de classement et de gestion communes, les conserver dans des espaces physiques et informatiques « à part », protégés du bazar par des accès sécurisés ?

L’innovation dans le domaine de l’archivage ne viendrait-elle pas finalement de l’amélioration des usages ? Comment voyez-vous les choses ? Est-ce que pour vous les règles dans ce domaine peuvent avoir du bon ?

2 Replies to “Tout conserver est le contraire de bien archiver”

  1. C’est vrai que la paperasse est devenue « électronasse » (je ne connaissais pas ce mot, très parlant en effet) et qu’électronique ou papier l’information peut générer beaucoup de gaspillages. Fermer le robinet, oui mais bien en changeant les usages et de manière très concrète, avec la collaboration de tous ceux qui génèrent et utilisent ces documents. Sinon, le fameux « ça peut servir » reviendra rapidement chasser les règles définies.
    Merci Vanessa.

  2. Anne-Laure, impliquer l’ensemble des collaborateurs est un effet le principal facteur de réussite dans un tel projet : les utilisateurs mais aussi les manageurs. Quant à être concret vous prêchez une convaincue. Cela passe par la mise en oeuvre d’outils au plus proche des besoins de l’entreprise, de ses obligations, de ses enjeux.

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