Étiquette dans importance de l’archivage

Vous irez leur apporter des oranges !

Quel est le risque aujourd’hui de ne pas bien conserver les documents importants de l’entreprise ou de l’institution publique ? Le club des responsables de politiques et projets d’archivage y répond par une affiche audacieuse sur laquelle on voit un homme costumé, les poignets menottés et le slogan : « Vol à main armée, coups et blessures ? Non, défaut d’archivage ! ».

Je constate en effet tous les jours à quel point les dirigeants (chefs d’entreprises, dirigeants salariés et élus) n’ont pas conscience de la gravité des conséquences que peut avoir la perte de documents ou de données importantes.

En mesurent-il simplement le risque ? La conservation des documents ? La maîtrise de l’archivage ? Pfff… Cette question reçoit généralement une réponse logistique : on paie une prestation de stockage sur des rayonnages ou de sauvegarde sur des serveurs extérieurs.

Quel dirigeant pense que se soucier de la qualité des documents et données produits, de leur classement adéquat, de leur support de conservation, des droits et des risques qui y sont attachés, leur permettra de gagner un procès, de ne pas se voir infliger une amende, de gagner du temps, de valoriser le savoir-faire de l’entreprise.

Très peu l’évaluent. En revanche, j’ai remarqué que les cadres intermédiaires ou les collaborateurs opérationnels en ont parfaitement conscience. Ils connaissent ce temps perdu à chercher des documents, cet argent gaspillé à reconstituer une information, ce risque de ne pas être en mesure de prouver la bonne foi de l’entreprise ou de l’institution en cas d’accident ou d’audit. Posez-leur la question ? Ils répondent : « Le risque ou le temps perdu existe mais les dirigeants s’en fichent, ce n’est pas une priorité ». Ce à quoi je leur dis : « Eh bien, vous irez leur apporter des oranges ! ».

Organiser l’archivage des documents importants, maîtriser leur conservation pendant le temps nécessaire permet de pérenniser l’activité de l’entreprise et garantir la continuité du service public d’une institution. Engager une telle démarche est une décision qui appartient aux dirigeants et à eux seuls.

Une entreprise a déposé le bilan après avoir perdu des documents essentiels à son activité

Certains documents sont tellement essentiels pour l’entreprise que leur perte peut mettre en péril son existence.

En 2010, l’agence Sygma s’est mise en liquidation judiciaire pour ne pas payer l’amende d’1,5 millions d’euros à laquelle la Cour d’Appel de Paris l’avait condamnée.

En 2003, Dominique Aubert demandait la restitution de clichés dont il avait confié l’exploitation à l’agence. Malheureusement celle-ci fut dans l’impossibilité de lui rendre 750 d’entre eux. Elle les avait perdu ! Or le tribunal a estimé qu’il y avait un préjudice car le photographe ne pouvait plus exploiter ses droits d’auteurs, source de ses revenus, ce pourquoi l’agence a été condamnée.

Il est surprenant qu’une entreprise perde ainsi des documents qui constituent pourtant son capital principal. Cet exemple montre surtout les risques (ils peuvent être maximum!) auxquels peuvent être confrontés les entreprises qui n’assurent pas une bonne organisation de leur archivage.

Chefs d’entreprise, dirigeants, avez-vous réfléchi aux risques que courent votre entreprise si elle perd des documents ?

Pour en savoir plus sur cette affaire, vous pouvez consulter cet article de l’AFP du 27 mai 2010.

Cybercriminalité : analyser la valeur des données et mieux se défendre

Toute politique de conservation ou de sécurité doit partir d’une analyse de la valeur des données. C’est ce qui nous a été démontré dans une conférence donnée au Musée des Transmisions de Rennes sur la cybercriminalité.

J’ai assisté en 2010 à une conférence organisée par le CIDAN* « Réseaux et systèmes d’information dans les entreprises, les administrations et les collectivités : quelles menaces, quelles parades » par le capitaine Yohan Dubanchet, professeur à l’école des Transmissions de Rennes.

L’exposé, clair et synthétique, avait permis aux participants d’être sensibilisés aux menaces qui pèsent sur nos systèmes d’information et d’être informés des principaux outils de prévention à mettre en œuvre. Car l’enjeu est de taille : les réseaux et systèmes d’information sont devenus les centres nerveux de nos sociétés.

Après avoir montrer la difficulté d’identifier les menaces et nous avoir fait réfléchir sur les risques liés au cloud computing, le capitaine Dubanchet a conclu son intervention en rappelant que « les données sont le cœur du système. C’est à l’entreprise, l’institution qu’il revient d’en déterminer la valeur pour que la technique puisse les sanctuariser ».

Ce principe est absolument fondamental : l’analyse de la valeur des informations, de leur criticité, de leur sensibilité doit être au cœur de toute réflexion touchant au système d’information (externalisation de l’hébergement, choix des système de sécurité, dématérialisation). En effet, nous sommes à la croisée des chemins : la technique ne pourra pas tout devant les nouvelles menaces et l’inflation documentaire. Rationalisons notre production documentaire. Coupons le robinet (voir mon précédent article sur les usages). Identifions les documents vitaux, réapproprions nous les bonnes pratiques. Alors une politique de sécurité responsable pourra être mise en œuvre. Ne croyez-vous pas ?

*Le CIDAN est l’association Civisme Défense Armée Nation, www.cidan.org

Ne pas confondre documents inutiles et documents inutilisés

Des documents peuvent être inutilisés très longtemps et être extrêmement utiles passés 20 ou 30 ans. Cet article cite plusieurs cas d’entreprises qui n’ont pas pris soin de leurs documents inutilisés. C’est quand elles les ont perdus qu’elles ont pris conscience de leur valeur potentielle.

Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé. Nous avons tort de croire que, parce qu’un document est ancien ou inutilisé, il n’a pas de valeur.

Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne en 2012 (article de l’Express.fr du 3 mai 2012). Pour quel prétexte ? Elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d’âge et que par conséquent elles n’avaient plus aucune valeur pour le service». Confondre âge des documents et valeur est une erreur, surtout pour France Télévision dont le coeur de métier est de produire de l’information audiovisuelle. En effet, ces cassettes vidéo étaient potentiellement source de savoir (institution publique) et source de revenu (droit d’exploitation des vidéos). C’est en ne faisant pas cette analyse que l’agence Sygma a déposé son bilan ou que le photographe Philipp Plisson a perdu tous ses originaux argentiques.

Un document peut être inutilisé très longtemps et être extrêmement utile après 20 ou 30 ans.

A contrario, force est de constater que beaucoup d’entreprises et d’administration conservent inutilement trop de documents. Cela à pour conséquence que :

  • elles ne se soucient pas suffisamment de l’information à forte valeur ajoutée ;
  • elles paient chèrement des services de stockage informatique et papier. Pourtant le problème principal est « l’enflure exponentielle des volumes inutiles et non gérés » (cf. article vanité du blog de Marie-Anne Chabin) ;
  • elles ne pensent pas à identifier la durée de conservation des documents. En le faisant adapter elles pourraient adapter les solutions de conservation les plus pertinentes et les moins couteuses.