Pourquoi j’aime toujours le papier pour archiver des documents importants ?

Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents papier. Je constate que la motivation relève autant d’un souci d’efficacité et d’économies budgétaires que d’un souci d’image. « Le papier ? C’est pour les ringards ! Et puis grâce à l’informatique, fini la paperasse. Soyons moderne, numérisons, dématérialisons, mettons sur le cloud ! »

Loin de moi l’idée de faire à l’archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux papier. Néanmoins, je reste vigilante sur mes pratiques quand il s’agit de conserver des documents qui, par exemple, engagent ma responsabilité. Le document papier reste dans certain cas le support de conservation le plus sûr et le plus économique.

Evidemment, le numérique est le monde vers lequel nous allons. Mais le dématérialisation des documents qui nous engagent vers ce support ne doit pas être réalisé sans préparation. Il relève d’un choix qui doit impérativement prendre en compte :

  • la valeur des informations,
  • leur portée juridique et stratégique,
  • leur degré de confidentialité,
  • la longueur de leur durée de conservation et leur volume.

Par exemple, je ne trouve pas raisonnable de dématérialiser le processus des délibérations d’un conseil municipal qui ont une durée de conservation illimitée.  En effet, l’archivage sur support numérique demande de tels moyens humains, techniques et financiers que je doute qu’il soit viable sur le long et très long terme.

Les exemples de documents devenus inconsultables pour cause d’obsolescence technologiques sont nombreux. On peut les récupérer bien sûr, mais au prix de quels investissements ?

Pensez à tout le matériel nécéssaire pour accéder  à un document numérique ?  Électricité + ordinateur + système d’exploitation compatible + logiciel compatible. Alors qu’une délibération papier et simplement lisible à l’oeil nu. Je dis bien à l’oeil nu (ou avec des lunettes).

Enfin, la loi oblige la conservation de certaines preuves sur support papier, comme le rappelle cet article très pragmatique du Journal de l’Éco.