Qu’est-ce qu’un référentiel de conservation ?

Pour bien archiver les documents engageants, les salariés ou les agents d’un organisme doivent disposer d’un mode d’emploi fiable. L’outil principal de ce mode d’emploi s’appelle un référentiel de conservation et de destruction.

Cet outil est présenté dans la norme ISO 15489, Information et documentation-Gestion des documents d’activité comme l’un des principaux instruments de travail pour un archivage efficace.

Il est d’abord important de bien en comprendre les principes fondamentaux :

– le référentiel de conservation est un document qui prescrit la liste des documents engageants/à conserverCela signifie qu’à partir du moment où le nom d’un document ou d’une famille de document est inscrit dans le référentiel, alors ce document/cette famille de document doit être obligatoirement conservé ;

– le référentiel de conservation fixe les durées de conservation des documents en s’appuyant obligatoirement sur une motivation légale, réglementaire ou un besoin métier défini avec le service concerné par la production du document ;

– le référentiel de conservation est structuré selon un plan de classement des activités de l’organisme.

Il se présente sous la forme d’un tableau de plusieurs colonnes qui référence au minimum :

  • les «documents engageants» : ceux qu’il faut conserver pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier ;
  • leur durée de conservation ;
  • la motivation de la durée de conservation et la référence légale ou réglementaire de cette durée le cas échéant ;
  • le sort final : généralement D pour destruction et C pour conservation historique
  • leur support d’archivage : E pour électronique ou P pour papier
  • l’entité qui archive

Le caractère de prescription s’applique autant sur le support d’archivage et l’entité qui archive. Ainsi, s’il est indiqué E pour des bulletins de salaire, l’archivage doit obligatoirement se faire sur ce support, ce qui implique une préparation en amont avec le service juridique et informatique. Quant à l’entité qui archive, cela signifie que le service ou la direction impliquée se voit responsable du bon archivage du flux des documents.

Réaliser un référentiel de conservation et de destruction nécessite de travailler avec méthode et de bien étudier :

  • les activités de l’entreprise ou de l’institution,
  • les risques qu’elle encoure,
  • les obligations auxquelles elle est soumise
  • les besoins de transmission et de partage des savoirs
  • les processus de production et de validation des documents

La réalisation d’un référentiel de conservation nécessite un travail de préparation et d’élaboration rigoureux.

 

 

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