Pérenniser le capital informationnel d’une entreprise

L’un des objectifs majeurs d’une démarche d’archivage est de préserver les savoirs et les connaissances de l’entreprise au-delà des changements conjoncturels.

Un des gammes de soin pour le visage d’Yves Saint Laurent est le résultat des recherches faites par le docteur Bernard en glycobiologie, il y a quarante ans. Qui pense aujourd’hui que la préservation des documents de recherche peut rapporter demain des millions d’euros ? L’Oréal, entreprise centenaire, sait qu’en misant sur l’innovation (pour gagner de nouveaux marchés), elle doit veiller à capitaliser les savoirs et les connaissances apportés par les hommes et les femmes qui se succèdent dans l’entreprise. C’est pourquoi, elle considère sa politique de conservation documentaire (data policy retention) comme un élément stratégique de son organisation.

Pourtant quelle entreprise ne considère pas ses documents – mails, répertoires, fichiers, dossiers, boîtes – comme des volumes avant tout encombrants ? Alors que beaucoup sont conservés inutilement, d’autres au contraire sont dotés d’une « forte valeur ajoutée » auxquels l’entreprise doit porter toute son attention. Car ces informations sont une source potentielle de richesse ! En ces temps économiques difficiles, préserver les savoirs et les connaissances d’une entreprise par une politique documentaire semble être un choix légitime.

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