Ne pas confondre document inutile et document inutilisé

Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé (cinq ans c’est déjà un âge avancé pour un document). Nous avons tort de croire que, parce qu’un document est ancien ou inutilisé, il n’a pas de valeur.

Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne au prétexte qu’elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d’âge et que par conséquent elles n’avaient plus aucune valeur pour le service» (article de l’Express.fr du 3 mai 2012). Confondre âge des documents et valeur est une erreur, surtout pour une entreprise (France 2) dont le coeur de métier est de produire de l’information audiovisuelle, potentiellement source de savoir (institution publique) et source de revenu (droit d’exploitation des vidéos). C’est en ne faisant pas cette analyse et en n’anticipant pas les risques de pertes que l’agence Sygma a déposé son bilan ou que le photographe Philipp Plisson a perdu tous ses originaux argentiques.

A contrario, force est de constater que beaucoup d’entreprises et d’administration conservent inutilement trop de données. Cela à pour conséquence que :

  • elles ne se soucient pas suffisamment de l’information à forte valeur ajoutée ;
  • elles paient chèrement des services de stockage informatique et papier alors que le problème principal est « l’enflure exponentielle des volumes inutiles et non gérés » (cf. article vanité du blog de Marie-Anne Chabin)
  • elles ne pensent pas à identifier la valeur des documents pour leur adapter les durées et les solutions de conservation les plus pertinentes et les moins couteuses

Il est important d’adapter le mode de conservation des documents à leur valeur, car ils sont aussi le reflet de la valeur de l’administration ou de l’entreprise  !

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