Ne pas commencer par le tri des archives existantes

On confond souvent mise en place d’un projet d’archivage et tri des archives existantes (les archivistes parlent d’arriéré). Or prioriser le tri du stock des archives existantes dans un projet d’archivage est une erreur. Pourquoi ?

1. le ratio temps passé/mètre linéaires gagnés n’est pas rentable ;

2.  l’objectif, qui est de mettre en sécurité tous les documents engageants n’est pas atteint car le flux n’est pas maîtrisé ;

3. le résultat «fait joli» (un bel alignement de boîtes ou de répertoires informatiques) mais un nouveau stock se reformera et l’opération sera à refaire cinq ans plus tard. Joli gaspillage !

Traiter  d’abord l’existant, c’est mettre la charrue avant les bœufs, c’est faire le «comment ?» avant  le «quoi ?».

Il faut au préalable écrire ce que l’on va faire (le «quoi ?»), dans un référentiel de conservation, qui détermine :

–       quels documents doivent être produits, archivés et conservés ?

–       combien de temps – en fonction de critères juridiques et des besoins informationnels – doivent-ils être conservés avant leur destruction ou leur archivage historique ?

–       sur quel support ? La question mérite d’être posée en ces temps de dématérialisation forcenée.

–       qui archive ? Toutes personnes qui produit et reçoit des documents

–       etc.

Répondre à ces questions permet de déterminer toute la stratégie de conservation à venir et permet aussi de trier efficacement le stock des archives existantes.

Comme dirais un maître célèbre : le référentiel de conservation, élaborer, tu dois !

Pour en savoir plus sur la méthode à suivre pour développer un projet d’archivage, lire :

– Pourquoi structurer son archivage avec un référentiel de conservation ?

– Qui archive les documents ? 

– Pourquoi faire du tri de documents est contre-productif ?

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