Donner une valeur probante aux documents numériques

Pour avoir confiance dans un document papier, il doit contenir un minimum d’éléments qui sont : l’auteur (un nom, un logo), la date, l’objet (un titre ou un en-tête), le destinataire et les éléments de contenus qui justifient ou tracent l’activité, l’échange… Le document n’a pas forcément besoin d’être signé pour gagner la confiance d’un tiers, c’es la cas des factures. A ceci-près que les factures contiennent toujours un numéro d’enregistrement qui renforce sa valeur probante, car il induit leur rattachement à un processus comptable de nature à consolider son authenticité et sa véracité. Or dans l’environnement numérique, il est nécessaire de bien renforcer l’authenticité des écrits numériques, réputés plus vulnérables (art. 1316-1 du code civil), par des bonnes pratiques administratives :

  1. maintenir un certain formalisme dans la rédaction des documents numériques : auteur, date, objet signifiant, destinataire, logo ;
  2. attribuer aux documents un numéro qui se réfère à un tableau d’enregistrement. Par exemple, ce qui existe pour le courrier papier doit aussi exister pour les mails engageants ou les rapports de synthèse ;
  3. de figer les documents (ou les données) et le tableau d’enregistrement dans un format PDF ;
  4. d’y associer un système d’horodatage ou de signature électronique pour les documents juridiquement les plus sensibles ;

Il est important de prévoir ce processus pour tous les contenus numériques qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou tracent son savoir-faire, afin de lui permettre de disposer, pendant la durée de conservation nécessaire, d’informations numériques fiables et opposables.

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