Vous irez leur apporter des oranges !

Quel est le risque aujourd’hui de ne pas bien conserver les documents importants de l’entreprise ou de l’institution publique ? Le club des responsables de politiques et projets d’archivage y répond par une affiche audacieuse sur laquelle on voit un homme costumé, les poignets menottés et le slogan : « Vol à main armée, coups et blessures ? Non, défaut d’archivage ! ».

Je constate en effet tous les jours à quel point les dirigeants (chefs d’entreprises, dirigeants salariés et élus) n’ont pas conscience de la gravité des conséquences que peut avoir la perte de documents ou de données importantes.

En mesurent-il simplement le risque ? La conservation des documents ? La maîtrise de l’archivage ? Pfff… Cette question reçoit généralement une réponse logistique : on paie une prestation de stockage sur des rayonnages ou de sauvegarde sur des serveurs extérieurs.

Quel dirigeant pense que se soucier de la qualité des documents et données produits, de leur classement adéquat, de leur support de conservation, des droits et des risques qui y sont attachés, leur permettra de gagner un procès, de ne pas se voir infliger une amende, de gagner du temps, de valoriser le savoir-faire de l’entreprise.

Très peu l’évaluent. En revanche, j’ai remarqué que les cadres intermédiaires ou les collaborateurs opérationnels en ont parfaitement conscience. Ils connaissent ce temps perdu à chercher des documents, cet argent gaspillé à reconstituer une information, ce risque de ne pas être en mesure de prouver la bonne foi de l’entreprise ou de l’institution en cas d’accident ou d’audit. Posez-leur la question ? Ils répondent : « Le risque ou le temps perdu existe mais les dirigeants s’en fichent, ce n’est pas une priorité ». Ce à quoi je leur dis (avec une pointe de provocation en songeant à cette affiche du CR2PA) : « Eh bien, vous irez leur apporter des oranges ! ».

Organiser l’archivage des documents importants, maîtriser leur conservation pendant le temps nécessaire permet de pérenniser l’activité de l’entreprise et garantir la continuité du service public d’une institution. Engager une telle démarche est une décision qui appartient aux dirigeants et à eux seuls.

Articles sur les risques liés à la mauvaise maîtrise de  la conservation des documents importants de l’entreprise :

– L’agence Sygma a déposé le bilan après avoir perdu des photographies

– Détruire des données personnelles : 6 conseils d’ami

– Cybercriminalité : analyser la valeur de ses données pour mieux se défendre

– Dossiers médicaux :  la responsabilité des médecins dans l’affaire du Médiator

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