Être sûr de relire ses données numériques dans 10 ans

Aujourd’hui beaucoup de documents sont archivés et conservés numériquement. Des doutes subsistent sur la durabilité du support numérique. «Pourrrais-je relire mes documents dans 10 ans ?» est une question récurrente. Tentons d’y répondre simplement.

Avant toute chose, il est important d’avoir identifié les documents que l’entreprise doit conserver avec leurs durées de conservation. Ensuite les trucs et astuces ne manquent pas mais voici 3 points qui me paraissent essentiels notamment pour anticiper les sinistres :

1. archiver les données numériques dans des formats d’archivage non modifiables comme le PDF pour qu’elles restent intègres et conservent leur valeur probante ;

2. si les documents archivés sont stockés sur un serveur, avoir toujours un deuxième espace d’hébergement : soit par l’acquisition d’un deuxième serveur stocké dans un endroit éloigné de l’espace quotidien de travail, soit en faisant appel à un hébergement externalisé (cloud computing) ;

3. si les données numériques sont stockées sur CD et que leur durée de conservation est plus longue que la durée de vie du CD (5 ans en moyenne), dupliquer les données tous les 2 ans sur un nouveau CD et vérifier les 1 fois par an. Graver les données sur des CD de bonne qualité (« qualité archivage » à long terme ou « à usage médical » ou « qualité professionnelle) et ne dépassez pas la vitesse de gravure 12X.

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