Comment créer des documents numériques probants ?

La valeur probante des documents numériques est un sujet majeur. La dématérialisation des processus y est pour beaucoup, la multiplication des contestations de preuves devant les juges aussi. Un vaste marché s’ouvre pour les prestataires de signature électronique et d’horodatage. Mais la solution est-elle seulement technologique pour créer des documents probants ?

Renforcer la confiance en amont

En effet, pour avoir confiance dans un document papier, celui-ci doit contenir un minimum d’éléments. Ces éléments sont :

  • l’auteur (un nom, un logo) ;
  • la date ;
  • l’objet (un titre ou un en-tête) ;
  • le destinataire ;
  • les éléments de contenu qui justifient ou tracent l’activité ou l’échange.

Le document n’a pas obligatoirement besoin d’être signé pour gagner la confiance, c’est le cas des factures. A ceci près que les factures contiennent toujours un numéro d’enregistrement qui renforce sa valeur probante. Celui-ci induit le rattachement de la facture à un processus comptable.  En effet, la traçabilité de ce processus la renforce la valeur probante de la facture.  Or dans l’environnement numérique, renforcer l’authenticité des écrits numériques, réputés plus vulnérables, est nécessaire par des bonnes pratiques rédactionnelles dès la production du document. C’est pourquoi, il faut :

  1. maintenir un certain formalisme dans la rédaction des documents numériques : auteur, date, objet signifiant, destinataire ;
  2. attribuer aux documents un numéro qui se réfère à un tableau d’enregistrement. Par exemple, ce qui existe pour le courrier papier doit aussi exister pour les mails engageants ;
  3. figer les documents (ou les données) et le tableau d’enregistrement dans un format PDF(A) ;
  4. associer un système d’horodatage ou de signature électronique pour les documents juridiquement les plus sensibles ;

Prévoyez ce processus pour tous les contenus numériques qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou tracent son savoir-faire. De plus, n’oubliez pars que l’authenticité d’un document ou de données doit être garantie  pendant la durée de conservation nécéssaire pour être reconnue comme fiables et opposables.

One Reply to “Comment créer des documents numériques probants ?”

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*