Détruire des documents archivés

Les entreprises et institutions conservent trop de documents inutiles. Pourquoi ? Parce qu’elles ont peur de les détruire : «Ça peut toujours servir»… «On ne sait jamais», toutes les raisons sont bonnes pour ne rien faire mais à trop conserver, cela finit par coûter cher. Quelques repère pour franchir le pas en toute responsabilité.

1. Pour calculer la date de destruction de vos données et documents, réfléchir d’abord à leurs durées de conservation à partir :

  • des obligations légales et réglementaires des activités de l’organisme(article : Durées de conservation)
  • des besoins métiers de l’organismes et de ses collaborateurs : besoins de mémoire, besoins de transmission des savoirs, …

2. Écrire ces durées dans un référentiel, c’est l’outil de calcul des durées de conservation

3. Calculer les dates de destruction et les INSCRIRE sur les boîtes, dossiers, répertoires…

4. Une fois par an :

  • préparer la destruction des documents périmés en remplissant un tableau succinct ; ce tableau est une obligation pour les organismes publics, ça s’appelle un bordereau de destruction. Voici un modèle indicatif.
  • détruire les documents (papier, CD) à l’aide d’un destructeur qui garantisse un minimum de confidentialité (voir l’article sur la destruction des données personnelles)

Si les données ou documents sont stockés chez un prestataire extérieur, prévoyez ces mêmes modalités de destruction dans votre contrat de prestation.

Dernière recommandation, écrire la procédure de destruction dans un document synthétique, cela sert à tous les collaborateurs, ceux d’aujourd’hui et de demain.

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