Comment construire le mode d’emploi pour l’archivage ?

Un projet de gouvernance informationnel (ou documentaire) doit intégrer l’archivage des documents engageants. Dans mon acception, le mot archivage recoupe d’abord et avant tout celui du flux documentaire. Mais seulement celui des documents engageants, les autres n’ont pas à faire l’objet des règles et de procédures aussi rigoureuses et structurantes.

La norme ISO 15489  Information et documentation-Gestion des documents d’activité  propose la rédaction de plusieurs outils qui peuvent s’articuler ainsi :

– une politique d’archivage (dite aussi politique de conservation) ;

– un référentiel de conservation et de destruction ;

– des procédures opérationnelles, appelées aussi modes opératoires. Les procédures opérationnelles peuvent être nombreuses. Elles portent sur le « comment fair »e et sur des processus spécifiques de l’archivage des documents engageants. Par exemple, on rangera dans les modes opératoires la procédure de versement des archives papier accompagnée d’un modèle de bordereau de versement. On pourra y faire figurer aussi la charte de nommage des dossiers électroniques ou la règle de classement des pièces à l’intérieur d’un dossier.

L’ensemble de ces éléments forment une charte d’archivage. Dans un projet  de gouvernance, la réalisation d’une charte d’archivage se situe au niveau de la conception d’un système. la charte ne dit rien de la mise en application, mais elle est indispensable pour une bonne mise en oeuvre.schema_charte_archivage

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