La conservation des factures et des pièces comptables

La conservation des factures et des pièces comptables

Situation de départ

Les factures et les pièces comptables sont une des catégories de documents les plus volumineuses et les plus souvent demandées lors des contrôles. Combien de temps faut-il les conserver ? Quelles sont les obligations légales ? Que faire des factures électroniques ?

Questions/Réponses :

Combien de temps dois-je conserver les factures et les pièces justificatives de la comptabilité ?

D’un point de vue légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22). Cela vaut pour les factures des fournisseurs et des clients ainsi que pour toutes les pièces justificatives de la commande (devis, bons de commande, mails de commande).

Est-ce que je peux conserver des factures au-delà de dix ans ?

Tout va dépendre du « besoin métier » de l’organisme en matière d’information comptable sur le plus long terme.

Est-ce que je dois imprimer les factures électroniques ?

Non. Les pièces comptables électroniques sont admises comme preuves au même titre que les pièces comptables sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée leur auteur et qu’elles soient établies et conservés dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité (code civil, art. 1366). Dans ce seul cas les pièces comptables numériques ont la même force probante que les factures papier. La première des recommandations pour respecter ce critère est donc d’enregistrer et de conserver ces documents au format PDF. L’impression aura la même force probante que la fixation en pdf, mais pourquoi rematérialiser avec du papier ?

Est-ce que je peux détruire les factures papier si celles-ci sont scannées ?

Il faut être prudent sur ce point. Il est possible de le faire si la qualité et la sécurité des opérations de numérisation sont telles qu’elles convaincront un juge que la copie numérique est :

  • fidèle à l’original
  • durable

Est-ce que je peux externaliser le stockage des factures ?

Oui. Le livre des procédures fiscales donnent des précisions très utiles, dont celle-ci : le stockage doit se fait sur le territoire français ou dans un pays lié à la France par une convention quand le stockage est numérique. Ainsi il convient, avant de signer tout contrat de cloud computing de bien réfléchir aux besoins et obligations de l’entreprise.

Vanessa Gendrin

4 commentaires

Factoring Publié le11:01 - Mai 31, 2013

Je ne savais pas que l’on devait conserver 10ans les factures. Pourquoi autant de temps? EN cas de litige peut être.
En tout cas il est conseillé de passer les documents électroniquement, plus pratique pour les conserver.

    vgendrin Publié le11:12 - Mai 31, 2013

    Bonjour,
    Effectivement pour les entreprises ou les administrations publiques, les factures doivent être conservés 10 ans car se sont des pièces justificatives de la comptabilité, c’est une obligation légale. Et justement à cause du « peut-être » en cas de litige qu’il est nécéssaire de les conserver car ne pas les conserver peut faire perdre le litige et coûter très cher. C’est comme l’assurance que l’on prend en cas d’accident.
    Enfin permettez-moi de tordre le cou à cette idée reçue qui dit que le numérique est plus facile à conserver : il prends moins de place physique mais il est plus difficile à conserver et plus risqué : risque de crash du serveur ou du disque dur, obligation de migrer les données toutes les 2 ou 3 ans, nécessité parfois de devoir investir dans un coffre-électronique. Si le volume des factures est gros c’est intéressant, sinon oubliez et classez correctement vos factures papier.

Thierry Cléac’h Publié le4:35 - Déc 6, 2014

Bonjour,

J’ai lu avec intérêt votre fiche A4-3 sur la conservation des factures et des pièces comptables, permettez-moi de vous poser les deux questions suivantes :

– Au sujet de la durée de conservation : il existe une contradiction évidente entre l’article L 123-22 du Code du commerce (10 ans) et la loi n° 2008-561 du 17 juin 2008 réformant le droit des prescriptions civiles (nouveau délai de droit commun de 5 ans). L’article auquel vous renvoyez est effectivement, à ma connaissance, toujours en vigueur, mais s’avère désormais caduc. J’aurais tendance à penser que la loi prime, qu’en pensez-vous s’il vous plaît ?

– Au sujet du support : faites-vous bien la distinction entre la facture électronique native et la facture papier numérisée suite à sa réception ? L’administration fiscale ne reconnait a priori que les originaux : une facture établie et fournie sur papier est l’original, sa version numérisée est une copie. J’en conclus que les factures papier natives – même numérisées puis intégrées dans une GED par exemple – sont seules probantes et doivent donc à ce titre être conservées ( 10 ou 5 ans ?). Cette interprétation ne m’arrange pas du tout, mais je crois que c’est celle des Archives de France…Votre avis ?

Cordialement,

    Vanessa Gendrin Publié le11:55 - Déc 11, 2014

    Bonjour Thierry,
    Il peut sembler en effet qu’il y a une contradiction. Voici qu’elle en est mon interprétation mais j’averti le lecteur sur le fait que je ne suis pas juriste. Concernant votre question sur la primeur de la loi sur un code, ce n’est pas possible puisque les articles codifiés sont toujours des lois ou des décrets (la loi de 2008 a été codifiée dans le code civil).
    En fait, la durée de conservation respectera le code civil quand vous êtes un particulier qui conserve ses factures d’achat et la durée de conservation respectera le code du commerce quand vous êtes une entreprise. On imagine bien que la responsabilité en terme de justification des actions et des droits n’est pas la même selon que l’on agit en tant que « civil » ou en tant qu’entreprise. En tout état de cause, si deux lois (codes) se contredisent, il convient de toujours prendre la durée la plus longue, simple principe de précaution.
    Concernant la facture numérisée, votre interprétation est la bonne (les Archives de France le préconise aussi dans leurs circulaires car c’est la loi). Cependant, on pourrait imaginer qu’une procédure bien sécurisée de numérisation et de conservation des factures numérisées qui respecte notamment la norme Z 42-13, et après accord de l’administration fiscale, pourrait vous exonérer de la conservation papier sur les 10 années.
    Les administrations et les entreprises ont à développer des projets de numérisation et de conservation/destruction « gouvernés » et structurés pour éviter l’archivage mixte (papier et numérique) couteux et source de confusion.