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Être sûr de relire les données numériques dans 10 ans

Aujourd’hui beaucoup de documents et données sont archivés et conservés numériquement. Des doutes subsistent sur la durabilité du support numérique. «Pourrrais-je relire mes documents dans 10 ans ?»  est une question qu’on me pose souvent lors de stage de formation professionnelle. Tentons d’y répondre simplement.

Avertissement : ces préconisations valent pour des « petits organismes ». Les plus grands qui disposent d’un service informatique auront des procédures plus formalisées et plus sécurisées. Ils consulteront en premier lieu cette page Archivage numérique élaborée par les services de l’État.

Avant toute chose, il est important d’avoir identifié les documents que l’entreprise doit conserver avec leurs durées de conservation. Ensuite les trucs et astuces ne manquent pas mais voici 3 points qui me paraissent essentiels notamment pour anticiper les sinistres :

1. archivez vos données numériques dans des formats d’archivage non modifiables comme le PDF pour qu’elles restent intègres et conservent leur valeur probante.

2. si vos documents archivés sont stockés sur un serveur, ayez toujours un deuxième espace d’hébergement : soit par l’acquisition d’un deuxième serveur que vous stockerez dans un endroit éloigné de votre espace de travail, soit en faisant appel à de l’hébergement externalisé (cloud computing) ;

3. si vos données numériques sont stockées sur CD et que leur durée de conservation est plus longue que la durée de vie du CD (5 ans en moyenne), dupliquez vos données tous les 2 ans sur un nouveau CD et vérifiez les 1 fois par an. Gravez vos données sur des CD de bonne qualité (« qualité archivage » à long terme ou « à usage médical » ou « qualité professionnelle) et ne dépassez pas la vitesse de gravure 12X.

Peut-être avez-vous d’autres trucs et astuces pour préserver au mieux les données numériques ? N’hésitez-pas à partager vos expériences. Les commentaires des informaticiens seront les bienvenus !

Tout conserver est le contraire de bien archiver !

L’inflation documentaire est un vrai défi que doivent relever les entreprises et les organismes publics. L’informatisation a aggravé le phénomène… comment y remédier ? La solution ne serait-elle pas de rendre plus efficace et de contrôler les usages au quotidien ?

Pendant longtemps, nous avons cru que l’informatique réglerait l’encombrement dû au papier. Non seulement cet encombrement n’a pas été régulé mais la paperasse s’est vu augmentée de l’électronasse.

Comment en est-on arrivé là ? Quelques explications : l’informatique facilite la duplication grâce à la fonction « enregistrer sous », l’encombrement informatique se voit beaucoup moins, la performance des outils d’impression nous rend déraisonnables…Sans compter les coûts rarement évalués de ce gaspillage, de la maintenance des téraoctets devenus pétaoctets, du temps perdu à chercher des documents dans des volumes toujours plus grands.

Faut-il acheter l’outil de gestion documentaire le plus beau et le plus performant, faut-il interdire la photocopieuse et « l’enregistrer sous » ?

Et pourquoi ne pas plutôt fermer le robinet ? Sensibiliser les utilisateurs, leurs indiquer les règles de bon usage, définir avec eux les documents à produire et à archiver, leur attribuer des règles de classement et de gestion communes, les conserver dans des espaces physiques et informatiques « à part », protégés du bazar par des accès sécurisés ?

L’innovation dans le domaine de l’archivage ne viendrait-elle pas finalement de l’amélioration des usages ? Comment voyez-vous les choses ? Est-ce que pour vous les règles dans ce domaine peuvent avoir du bon ?