Catégorie dans Organisation de l’archivage

Ne pas confondre documents inutiles et documents inutilisés

Des documents peuvent être inutilisés très longtemps et être extrêmement utiles passés 20 ou 30 ans. Cet article cite plusieurs cas d’entreprises qui n’ont pas pris soin de leurs documents inutilisés. C’est quand elles les ont perdus qu’elles ont pris conscience de leur valeur potentielle.

Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé. Nous avons tort de croire que, parce qu’un document est ancien ou inutilisé, il n’a pas de valeur.

Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne en 2012 (article de l’Express.fr du 3 mai 2012). Pour quel prétexte ? Elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d’âge et que par conséquent elles n’avaient plus aucune valeur pour le service». Confondre âge des documents et valeur est une erreur, surtout pour France Télévision dont le coeur de métier est de produire de l’information audiovisuelle. En effet, ces cassettes vidéo étaient potentiellement source de savoir (institution publique) et source de revenu (droit d’exploitation des vidéos). C’est en ne faisant pas cette analyse que l’agence Sygma a déposé son bilan ou que le photographe Philipp Plisson a perdu tous ses originaux argentiques.

Un document peut être inutilisé très longtemps et être extrêmement utile après 20 ou 30 ans.

A contrario, force est de constater que beaucoup d’entreprises et d’administration conservent inutilement trop de documents. Cela à pour conséquence que :

  • elles ne se soucient pas suffisamment de l’information à forte valeur ajoutée ;
  • elles paient chèrement des services de stockage informatique et papier. Pourtant le problème principal est « l’enflure exponentielle des volumes inutiles et non gérés » (cf. article vanité du blog de Marie-Anne Chabin) ;
  • elles ne pensent pas à identifier la durée de conservation des documents. En le faisant adapter elles pourraient adapter les solutions de conservation les plus pertinentes et les moins couteuses.