Catégorie dans Organisation de l’archivage

Ne jamais commencer par le tri des archives existantes

On confond souvent mise en place d’un projet d’archivage et tri des archives existantes (les archivistes parlent d’arriéré). Or prioriser le tri du stock des archives existantes dans un projet d’archivage est une erreur. Pourquoi ?

1. le ratio temps passé/mètre linéaires gagnés n’est pas rentable ;

2.  l’objectif, qui est de mettre en sécurité tous les documents engageants n’est pas atteint car le flux n’est pas maîtrisé ;

3. le résultat «fait joli» (un bel alignement de boîtes ou de répertoires informatiques) mais un nouveau stock se reformera et l’opération sera à refaire cinq ans plus tard. Joli gaspillage !

Traiter  d’abord l’existant, c’est mettre la charrue avant les bœufs, c’est faire le «comment ?» avant  le «quoi ?».

Il faut au préalable écrire ce que l’on va faire (le «quoi ?»), dans un référentiel de conservation, qui détermine :

–       quels documents doivent être produits, archivés et conservés ?

–       combien de temps – en fonction de critères juridiques et des besoins informationnels – doivent-ils être conservés avant leur destruction ou leur archivage historique ?

–       sur quel support ? La question mérite d’être posée en ces temps de dématérialisation forcenée.

–       qui archive ? Toutes personnes qui produit et reçoit des documents

–       etc.

Répondre à ces questions permet de déterminer toute la stratégie de conservation à venir et permet aussi de trier efficacement le stock des archives existantes.

Comme dirait un maître célèbre : le référentiel de conservation, élaborer, tu dois !

Vous irez leur apporter des oranges !

Quel est le risque aujourd’hui de ne pas bien conserver les documents importants de l’entreprise ou de l’institution publique ? Le club des responsables de politiques et projets d’archivage y répond par une affiche audacieuse sur laquelle on voit un homme costumé, les poignets menottés et le slogan : « Vol à main armée, coups et blessures ? Non, défaut d’archivage ! ».

Je constate en effet tous les jours à quel point les dirigeants (chefs d’entreprises, dirigeants salariés et élus) n’ont pas conscience de la gravité des conséquences que peut avoir la perte de documents ou de données importantes.

En mesurent-il simplement le risque ? La conservation des documents ? La maîtrise de l’archivage ? Pfff… Cette question reçoit généralement une réponse logistique : on paie une prestation de stockage sur des rayonnages ou de sauvegarde sur des serveurs extérieurs.

Quel dirigeant pense que se soucier de la qualité des documents et données produits, de leur classement adéquat, de leur support de conservation, des droits et des risques qui y sont attachés, leur permettra de gagner un procès, de ne pas se voir infliger une amende, de gagner du temps, de valoriser le savoir-faire de l’entreprise.

Très peu l’évaluent. En revanche, j’ai remarqué que les cadres intermédiaires ou les collaborateurs opérationnels en ont parfaitement conscience. Ils connaissent ce temps perdu à chercher des documents, cet argent gaspillé à reconstituer une information, ce risque de ne pas être en mesure de prouver la bonne foi de l’entreprise ou de l’institution en cas d’accident ou d’audit. Posez-leur la question ? Ils répondent : « Le risque ou le temps perdu existe mais les dirigeants s’en fichent, ce n’est pas une priorité ». Ce à quoi je leur dis : « Eh bien, vous irez leur apporter des oranges ! ».

Organiser l’archivage des documents importants, maîtriser leur conservation pendant le temps nécessaire permet de pérenniser l’activité de l’entreprise et garantir la continuité du service public d’une institution. Engager une telle démarche est une décision qui appartient aux dirigeants et à eux seuls.

Une entreprise a déposé le bilan après avoir perdu des documents essentiels à son activité

Certains documents sont tellement essentiels pour l’entreprise que leur perte peut mettre en péril son existence.

En 2010, l’agence Sygma s’est mise en liquidation judiciaire pour ne pas payer l’amende d’1,5 millions d’euros à laquelle la Cour d’Appel de Paris l’avait condamnée.

En 2003, Dominique Aubert demandait la restitution de clichés dont il avait confié l’exploitation à l’agence. Malheureusement celle-ci fut dans l’impossibilité de lui rendre 750 d’entre eux. Elle les avait perdu ! Or le tribunal a estimé qu’il y avait un préjudice car le photographe ne pouvait plus exploiter ses droits d’auteurs, source de ses revenus, ce pourquoi l’agence a été condamnée.

Il est surprenant qu’une entreprise perde ainsi des documents qui constituent pourtant son capital principal. Cet exemple montre surtout les risques (ils peuvent être maximum!) auxquels peuvent être confrontés les entreprises qui n’assurent pas une bonne organisation de leur archivage.

Chefs d’entreprise, dirigeants, avez-vous réfléchi aux risques que courent votre entreprise si elle perd des documents ?

Pour en savoir plus sur cette affaire, vous pouvez consulter cet article de l’AFP du 27 mai 2010.

4 astuces pour archiver les mails

Situation de départ

Notre comportement envers les boîtes mail a quelque chose d’absurde que nous ne reproduirions pas dans le monde réel. En effet, laisserions-nous le courrier papier dans la boîte à lettres après l’avoir ouvert ? Non : nous prenons le courrier, nous l’ouvrons, nous jetons à la poubelle les courriers sans valeur ou sans intérêt, nous mettons de côté les courriers à traiter rapidement (exemple : factures) et nous rangeons dans leurs dossiers les documents prêts à être classés.

Certains classent leurs mails dans des dossiers thématiques à l’intérieur de la boîte, généralement selon une thématique personnelle. C’est comme si nous laissions le courrier papier dans la boîte aux lettres, mais en les rangeant dans des chemises de couleur. Les courriers seraient certes bien rangés mais leur conservation ne serait pas sécurisée (risque de vandalisme, risque d’humidité etc).

Or pour que le mail ait un valeur probante, il doit être conforme aux prescriptions de l’article 1366 du code civil, qui exige que l’identité de l’auteur du mail et l’intégrité du document soient garantis. Or tout les mails ne sont pas concernés par la nécessité d’avoir une valeur probante, seulement ceux qui engagent la responsabilité de l’organisme (et ils sont peu nombreux

A défaut d’avoir un système informatique qui capture automatiquement les mails engageants, il convient de s’organiser.

Solutions possibles : 

1. réserver 3 moments dans la journée à la lecture et au classement des mails. Le reste de la journée la messagerie électronique reste fermée ;

2. adopter des règles de formalisme au niveau de l’entreprise : écrire depuis une boîte service @ entreprise.fr plutôt que d’une boîte personnelle pour faciliter le suivi des échanges ; introduire un système de numéros d’enregistrement pour renforcer la valeur d’authenticité du mail ; adopter des formulaires d’écriture pour certains courriers ; intituler les objets selon un nommage « réglementé », etc. ;

3. Supprimer régulièrement les mails inutiles et les échanges informels périmés (publicité, prise de rendez-vous, questions ponctuelles, etc.)

4. retirer les mails engageants de leur boîte soit en les imprimant, soit en les convertissant en pdf très vite après leur envoi ou leur réception ; les classer dans le dossier de l’affaire correspondante.

Références pour cette fiche :

– article 1316-1 du code civil disponible sur Legifrance.fr

– ORSE. Pour un meilleure usage de la messagerie électronique dans les entreprises. 2011, disponible sur www.orse.org

– CR2PA. L’archivage des mails ou les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise. 2009, premières pages disponibles sur blog.cr2pa.fr

Qu’est-ce qu’un référentiel de conservation ?

Pour bien archiver les documents engageants, les salariés ou les agents d’un organisme doivent disposer d’un mode d’emploi fiable. Le référentiel de conservation et de destruction fait partie de ce mode d’emploi.

Cet outil est présenté dans la norme ISO 15489, Information et documentation-Gestion des documents d’activité comme l’un des principaux instruments de travail pour un archivage efficace.

Il est d’abord important de bien en comprendre les principes fondamentaux :

– il prescrit la liste des documents engageants/à conserverCela signifie qu’à partir du moment où le nom d’un document ou d’une famille de document est inscrit dans le référentiel, alors ce document/cette famille de document doit être obligatoirement conservé ;

– il fixe les durées de conservation des documents en s’appuyant obligatoirement sur une motivation légale, réglementaire ou un besoin métier défini avec le service concerné par la production du document ;

– il est structuré selon un plan de classement des activités de l’organisme.

Il se présente sous la forme d’un tableau de plusieurs colonnes qui référence au minimum :

  • les «documents engageants» : ceux qu’il faut conserver pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier ;
  • leur durée de conservation ;
  • la motivation de la durée de conservation et la référence légale ou réglementaire de cette durée le cas échéant ;
  • le sort final : généralement D pour destruction et C pour conservation historique
  • leur support d’archivage : E pour électronique ou P pour papier
  • l’entité qui archive

Le caractère de prescription s’applique autant sur le support d’archivage et l’entité qui archive. Ainsi, s’il est indiqué E pour des bulletins de salaire, l’archivage doit obligatoirement se faire sur ce support, ce qui implique une préparation en amont avec le service juridique et informatique. Quant à l’entité qui archive, cela signifie que le service ou la direction impliquée se voit responsable du bon archivage du flux des documents.

Réaliser un référentiel de conservation et de destruction nécessite de travailler avec méthode et de bien étudier :

  • les activités de l’entreprise ou de l’institution,
  • les risques qu’elle encoure,
  • les obligations auxquelles elle est soumise
  • les besoins de transmission et de partage des savoirs
  • les processus de production et de validation des documents

La réalisation d’un référentiel de conservation nécessite un travail de préparation et d’élaboration rigoureux.

 

 

La conservation des factures et des pièces comptables

Situation de départ

Les factures et les pièces comptables sont une des catégories de documents les plus volumineuses et les plus souvent demandées lors des contrôles. Combien de temps faut-il les conserver ? Quelles sont les obligations légales ? Que faire des factures électroniques ?

Questions/Réponses :

Combien de temps dois-je conserver les factures et les pièces justificatives de la comptabilité ?

D’un point de vue légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22). Cela vaut pour les factures des fournisseurs et des clients ainsi que pour toutes les pièces justificatives de la commande (devis, bons de commande, mails de commande).

Est-ce que je peux conserver des factures au-delà de dix ans ?

Tout va dépendre du « besoin métier » de l’organisme en matière d’information comptable sur le plus long terme.

Est-ce que je dois imprimer les factures électroniques ?

Non. Les pièces comptables électroniques sont admises comme preuves au même titre que les pièces comptables sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée leur auteur et qu’elles soient établies et conservés dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité (code civil, art. 1366). Dans ce seul cas les pièces comptables numériques ont la même force probante que les factures papier. La première des recommandations pour respecter ce critère est donc d’enregistrer et de conserver ces documents au format PDF. L’impression aura la même force probante que la fixation en pdf, mais pourquoi rematérialiser avec du papier ?

Est-ce que je peux détruire les factures papier si celles-ci sont scannées ?

Il faut être prudent sur ce point. Il est possible de le faire si la qualité et la sécurité des opérations de numérisation sont telles qu’elles convaincront un juge que la copie numérique est :

  • fidèle à l’original
  • durable

Est-ce que je peux externaliser le stockage des factures ?

Oui. Le livre des procédures fiscales donnent des précisions très utiles, dont celle-ci : le stockage doit se fait sur le territoire français ou dans un pays lié à la France par une convention quand le stockage est numérique. Ainsi il convient, avant de signer tout contrat de cloud computing de bien réfléchir aux besoins et obligations de l’entreprise.

Comment identifier les documents engageants ?

Les entreprises ou les organismes publiques conservent beaucoup de documents inutiles : copies, documents de travail, documents périmés. La première étape pour bien organiser l’archivage est de repérer les documents qui ont de la valeur. Ce sont ces seuls documents qui nécessitent d’être conserver/archiver.

Cette valeur peut être administrative, financière, juridique, informationnelle, technique. Quelque soit cette valeur, elle est considérée pour l’organisme comme suffisante pour que le document ou le dossier soit archivé (= conservé). C’est ce que j’appelle les documents engageants. Ou ce que l’Afnor appelle les documents d’activité.

Pour discerner les « bons documents » (ceux qui sont engageants) des « mauvais » (ceux qui n’ont pas à être archivés), il faut, en quelque sorte, leur faire passer la douane.

Posez-vous 5 questions :

1. Le document trace-t-il une action, un fait, une décision, un accord qui engage la responsabilité financière, juridique ou morale de l’organisme ? Ou bien le document est-il utile pour un besoin métier ?

2. Le document est-il un acte original ou une copie ?

3. Le document est-il daté ?

4. Le document est-il achevé ?

5. Le document est-il validé ?

Si vous répondez « oui » à ces cinq questions alors le document est engageant. Il peut passer la frontière pour être conserver le temps nécessaire. Cet exercice est une étape indispensable. Elle peut paraître lourde mais ses résultats sont durables, car un seul passage à la douane suffit. Une fois que tous les documents engageants sont repérés, ils constitueront la base d’un référentiel de conservation et de destruction.

A retenir :
Seuls les documents engageants ont besoin d’être archivés. D’après le Nouveau glossaire de l’archivage de Marie-Anne Chabin, un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre. 
On reconnaît donc un document engageant à ses caractéristiques formelles :
– Original ou double (à ne pas confondre avec copie) ;
– Achevé (voir à ce propos la n°78-753 du 17 juillet 1978) ;
– Validé – plusieurs formes possibles : signature manuscrite ou électronique, visa manuscrit ou électronique, diffusion ou publication, enregistrement dans un système par une personne habilitée selon une procédure établie ;
– Figé ;
– Autonome ou avec ses pièces justificatives : le document engageant peut être un dossier.

Pourquoi j’aime toujours le papier pour archiver des documents importants ?

Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents papier. Je constate que la motivation relève autant d’un souci d’efficacité et d’économies budgétaires que d’un souci d’image. « Le papier ? C’est pour les ringards ! Et puis grâce à l’informatique, fini la paperasse. Soyons moderne, numérisons, dématérialisons, mettons sur le cloud ! »

Loin de moi l’idée de faire à l’archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux papier. Néanmoins, je reste vigilante sur mes pratiques quand il s’agit de conserver des documents qui, par exemple, engagent ma responsabilité. Le document papier reste dans certain cas le support de conservation le plus sûr et le plus économique.

Evidemment, le numérique est le monde vers lequel nous allons. Mais le dématérialisation des documents qui nous engagent vers ce support ne doit pas être réalisé sans préparation. Il relève d’un choix qui doit impérativement prendre en compte :

  • la valeur des informations,
  • leur portée juridique et stratégique,
  • leur degré de confidentialité,
  • la longueur de leur durée de conservation et leur volume.

Par exemple, je ne trouve pas raisonnable de dématérialiser le processus des délibérations d’un conseil municipal qui ont une durée de conservation illimitée.  En effet, l’archivage sur support numérique demande de tels moyens humains, techniques et financiers que je doute qu’il soit viable sur le long et très long terme.

Les exemples de documents devenus inconsultables pour cause d’obsolescence technologiques sont nombreux. On peut les récupérer bien sûr, mais au prix de quels investissements ?

Pensez à tout le matériel nécéssaire pour accéder  à un document numérique ?  Électricité + ordinateur + système d’exploitation compatible + logiciel compatible. Alors qu’une délibération papier et simplement lisible à l’oeil nu. Je dis bien à l’oeil nu (ou avec des lunettes).

Enfin, la loi oblige la conservation de certaines preuves sur support papier, comme le rappelle cet article très pragmatique du Journal de l’Éco.