Comment donner une valeur probante aux documents numériques ?

La valeur probante des documents numériques est un sujet majeur. La dématérialisation des processus y est pour beaucoup, la multiplication des contestations de preuves devant les juges aussi. Un vaste marché s’ouvre pour les prestataires de signature électronique et d’horodatage. Mais la solution est-elle seulement technologique pour créer des documents probants ?

Renforcer la confiance en amont

En effet, pour avoir confiance dans un document papier, celui-ci doit contenir un minimum d’éléments. Ces éléments sont :

  • l’auteur (un nom, un logo) ;
  • la date ;
  • l’objet (un titre ou un en-tête) ;
  • le destinataire ;
  • les éléments de contenu qui justifient ou tracent l’activité ou l’échange.

Le document n’a pas obligatoirement besoin d’être signé pour gagner la confiance, c’est le cas des factures. A ceci près que les factures contiennent toujours un numéro d’enregistrement qui renforce sa valeur probante. Celui-ci induit le rattachement de la facture à un processus comptable.  En effet, la traçabilité de ce processus la renforce la valeur probante de la facture.  Or dans l’environnement numérique, renforcer l’authenticité des écrits numériques, réputés plus vulnérables, est nécessaire par des bonnes pratiques rédactionnelles dès la production du document. C’est pourquoi, il faut :

  1. maintenir un certain formalisme dans la rédaction des documents numériques : auteur, date, objet signifiant, destinataire ;
  2. attribuer aux documents un numéro qui se réfère à un tableau d’enregistrement. Par exemple, ce qui existe pour le courrier papier doit aussi exister pour les mails engageants ;
  3. figer les documents (ou les données) et le tableau d’enregistrement dans un format PDF(A) ;
  4. associer un système d’horodatage ou de signature électronique pour les documents juridiquement les plus sensibles ;

Prévoyez ce processus pour tous les contenus numériques qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou tracent son savoir-faire. De plus, n’oubliez pars que l’authenticité d’un document ou de données doit être garantie  pendant la durée de conservation nécéssaire pour être reconnue comme fiables et opposables.

Comment identifier les documents engageants ?

Les entreprises ou les organismes publiques conservent beaucoup de documents inutiles : copies, documents de travail, documents périmés. La première étape pour bien organiser l’archivage est de repérer les documents qui ont de la valeur. Ce sont ces seuls documents qui nécessitent d’être conserver/archiver.

Cette valeur peut être administrative, financière, juridique, informationnelle, technique. Quelque soit cette valeur, elle est considérée pour l’organisme comme suffisante pour que le document ou le dossier soit archivé (= conservé). C’est ce que j’appelle les documents engageants. Ou ce que l’Afnor appelle les documents d’activité.

Pour discerner les « bons documents » (ceux qui sont engageants) des « mauvais » (ceux qui n’ont pas à être archivés), il faut, en quelque sorte, leur faire passer la douane.

Posez-vous 5 questions :

1. Le document trace-t-il une action, un fait, une décision, un accord qui engage la responsabilité financière, juridique ou morale de l’organisme ? Ou bien le document est-il utile pour un besoin métier ?

2. Le document est-il un acte original ou une copie ?

3. Le document est-il daté ?

4. Le document est-il achevé ?

5. Le document est-il validé ?

Si vous répondez « oui » à ces cinq questions alors le document est engageant. Il peut passer la frontière pour être conserver le temps nécessaire. Cet exercice est une étape indispensable. Elle peut paraître lourde mais ses résultats sont durables, car un seul passage à la douane suffit. Une fois que tous les documents engageants sont repérés, ils constitueront la base d’un référentiel de conservation et de destruction.

A retenir :
Seuls les documents engageants ont besoin d’être archivés. D’après le Nouveau glossaire de l’archivage de Marie-Anne Chabin, un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre. 
On reconnaît donc un document engageant à ses caractéristiques formelles :
– Original ou double (à ne pas confondre avec copie) ;
– Achevé (voir à ce propos la n°78-753 du 17 juillet 1978) ;
– Validé – plusieurs formes possibles : signature manuscrite ou électronique, visa manuscrit ou électronique, diffusion ou publication, enregistrement dans un système par une personne habilitée selon une procédure établie ;
– Figé ;
– Autonome ou avec ses pièces justificatives : le document engageant peut être un dossier.

Pourquoi j’aime toujours le papier pour archiver des documents importants ?

Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents papier. Je constate que la motivation relève autant d’un souci d’efficacité et d’économies budgétaires que d’un souci d’image. « Le papier ? C’est pour les ringards ! Et puis grâce à l’informatique, fini la paperasse. Soyons moderne, numérisons, dématérialisons, mettons sur le cloud ! »

Loin de moi l’idée de faire à l’archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux papier. Néanmoins, je reste vigilante sur mes pratiques quand il s’agit de conserver des documents qui, par exemple, engagent ma responsabilité. Le document papier reste dans certain cas le support de conservation le plus sûr et le plus économique.

Evidemment, le numérique est le monde vers lequel nous allons. Mais le dématérialisation des documents qui nous engagent vers ce support ne doit pas être réalisé sans préparation. Il relève d’un choix qui doit impérativement prendre en compte :

  • la valeur des informations,
  • leur portée juridique et stratégique,
  • leur degré de confidentialité,
  • la longueur de leur durée de conservation et leur volume.

Par exemple, je ne trouve pas raisonnable de dématérialiser le processus des délibérations d’un conseil municipal qui ont une durée de conservation illimitée.  En effet, l’archivage sur support numérique demande de tels moyens humains, techniques et financiers que je doute qu’il soit viable sur le long et très long terme.

Les exemples de documents devenus inconsultables pour cause d’obsolescence technologiques sont nombreux. On peut les récupérer bien sûr, mais au prix de quels investissements ?

Pensez à tout le matériel nécéssaire pour accéder  à un document numérique ?  Électricité + ordinateur + système d’exploitation compatible + logiciel compatible. Alors qu’une délibération papier et simplement lisible à l’oeil nu. Je dis bien à l’oeil nu (ou avec des lunettes).

Enfin, la loi oblige la conservation de certaines preuves sur support papier, comme le rappelle cet article très pragmatique du Journal de l’Éco.

Ne pas confondre documents inutiles et documents inutilisés

Des documents peuvent être inutilisés très longtemps et être extrêmement utiles passés 20 ou 30 ans. Cet article cite plusieurs cas d’entreprises qui n’ont pas pris soin de leurs documents inutilisés. C’est quand elles les ont perdus qu’elles ont pris conscience de leur valeur potentielle.

Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé. Nous avons tort de croire que, parce qu’un document est ancien ou inutilisé, il n’a pas de valeur.

Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne en 2012 (article de l’Express.fr du 3 mai 2012). Pour quel prétexte ? Elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d’âge et que par conséquent elles n’avaient plus aucune valeur pour le service». Confondre âge des documents et valeur est une erreur, surtout pour France Télévision dont le coeur de métier est de produire de l’information audiovisuelle. En effet, ces cassettes vidéo étaient potentiellement source de savoir (institution publique) et source de revenu (droit d’exploitation des vidéos). C’est en ne faisant pas cette analyse que l’agence Sygma a déposé son bilan ou que le photographe Philipp Plisson a perdu tous ses originaux argentiques.

Un document peut être inutilisé très longtemps et être extrêmement utile après 20 ou 30 ans.

A contrario, force est de constater que beaucoup d’entreprises et d’administration conservent inutilement trop de documents. Cela à pour conséquence que :

  • elles ne se soucient pas suffisamment de l’information à forte valeur ajoutée ;
  • elles paient chèrement des services de stockage informatique et papier. Pourtant le problème principal est « l’enflure exponentielle des volumes inutiles et non gérés » (cf. article vanité du blog de Marie-Anne Chabin) ;
  • elles ne pensent pas à identifier la durée de conservation des documents. En le faisant adapter elles pourraient adapter les solutions de conservation les plus pertinentes et les moins couteuses.

Donner une valeur probante aux documents numériques

Pour avoir confiance dans un document papier, il doit contenir un minimum d’éléments qui sont : l’auteur (un nom, un logo), la date, l’objet (un titre ou un en-tête), le destinataire et les éléments de contenus qui justifient ou tracent l’activité, l’échange… Le document n’a pas forcément besoin d’être signé pour gagner la confiance d’un tiers, c’es la cas des factures. A ceci-près que les factures contiennent toujours un numéro d’enregistrement qui renforce sa valeur probante, car il induit leur rattachement à un processus comptable de nature à consolider son authenticité et sa véracité. Or dans l’environnement numérique, il est nécessaire de bien renforcer l’authenticité des écrits numériques, réputés plus vulnérables (art. 1366 du code civil), par des bonnes pratiques administratives :

  1. maintenir un certain formalisme dans la rédaction des documents numériques : auteur, date, objet signifiant, destinataire, logo ;
  2. attribuer aux documents un numéro qui se réfère à un tableau d’enregistrement. Par exemple, ce qui existe pour le courrier papier doit aussi exister pour les mails engageants ou les rapports de synthèse ;
  3. de figer les documents (ou les données) et le tableau d’enregistrement dans un format PDF ;
  4. d’y associer un système d’horodatage ou de signature électronique pour les documents juridiquement les plus sensibles ;

Il est important de prévoir ce processus pour tous les contenus numériques qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou tracent son savoir-faire, afin de lui permettre de disposer, pendant la durée de conservation nécessaire, d’informations numériques fiables et opposables.

Tout conserver est le contraire de bien archiver !

L’inflation documentaire est un vrai défi que doivent relever les entreprises et les organismes publics. L’informatisation a aggravé le phénomène… comment y remédier ? La solution ne serait-elle pas de rendre plus efficace et de contrôler les usages au quotidien ?

Pendant longtemps, nous avons cru que l’informatique réglerait l’encombrement dû au papier. Non seulement cet encombrement n’a pas été régulé mais la paperasse s’est vu augmentée de l’électronasse.

Comment en est-on arrivé là ? Quelques explications : l’informatique facilite la duplication grâce à la fonction « enregistrer sous », l’encombrement informatique se voit beaucoup moins, la performance des outils d’impression nous rend déraisonnables…Sans compter les coûts rarement évalués de ce gaspillage, de la maintenance des téraoctets devenus pétaoctets, du temps perdu à chercher des documents dans des volumes toujours plus grands.

Faut-il acheter l’outil de gestion documentaire le plus beau et le plus performant, faut-il interdire la photocopieuse et « l’enregistrer sous » ?

Et pourquoi ne pas plutôt fermer le robinet ? Sensibiliser les utilisateurs, leurs indiquer les règles de bon usage, définir avec eux les documents à produire et à archiver, leur attribuer des règles de classement et de gestion communes, les conserver dans des espaces physiques et informatiques « à part », protégés du bazar par des accès sécurisés ?

L’innovation dans le domaine de l’archivage ne viendrait-elle pas finalement de l’amélioration des usages ? Comment voyez-vous les choses ? Est-ce que pour vous les règles dans ce domaine peuvent avoir du bon ?

Détruire des documents archivés

Les entreprises et institutions conservent trop de documents inutiles. Pourquoi ? Parce qu’elles ont peur de les détruire : «Ça peut toujours servir»… «On ne sait jamais», toutes les raisons sont bonnes pour ne rien faire mais à trop conserver, cela finit par coûter cher. Quelques repère pour franchir le pas en toute responsabilité.

1. Pour calculer la date de destruction de vos données et documents, réfléchir d’abord à leurs durées de conservation à partir :

  • des obligations légales et réglementaires des activités de l’organisme(article : Durées de conservation)
  • des besoins métiers de l’organismes et de ses collaborateurs : besoins de mémoire, besoins de transmission des savoirs, …

2. Écrire ces durées dans un référentiel, c’est l’outil de calcul des durées de conservation

3. Calculer les dates de destruction et les INSCRIRE sur les boîtes, dossiers, répertoires…

4. Une fois par an :

  • préparer la destruction des documents périmés en remplissant un tableau succinct ; ce tableau est une obligation pour les organismes publics, ça s’appelle un bordereau de destruction.
  • détruire les documents (papier, CD) à l’aide d’un destructeur qui garantisse un minimum de confidentialité (voir l’article sur la destruction des données personnelles)

Si les données ou documents sont stockés chez un prestataire extérieur, prévoyez ces mêmes modalités de destruction dans votre contrat de prestation.

Dernière recommandation, écrire la procédure de destruction dans un document synthétique, cela sert à tous les collaborateurs, ceux d’aujourd’hui et de demain.