Fiche A4-2 / 4 astuces pour archiver les mails

Situation de départ

Notre comportement envers les boîtes mail a quelque chose d’absurde que nous ne reproduirions pas dans le monde réel. En effet, laisserions-nous le courrier papier dans la boîte à lettres après l’avoir ouvert ? Non : nous prenons le courrier, nous l’ouvrons, nous jetons à la poubelle les courriers sans valeur ou sans intérêt, nous mettons de côté les courriers à traiter rapidement (exemple : factures) et nous rangeons dans leurs dossiers les documents prêts à être classés.

Certains classent leurs mails dans des dossiers thématiques à l’intérieur de la boîte, généralement selon une thématique personnelle. C’est comme si nous laissions le courrier papier dans la boîte aux lettres, mais en les rangeant dans des chemises de couleur. Les courriers seraient certes bien rangés mais leur conservation ne serait pas sécurisée (risque de vandalisme, risque d’humidité etc).

Or pour que le mail ait un valeur probante, il doit être conforme aux prescriptions de l’article 1316-1 du code civil, qui exige que l’identité de l’auteur du mail et l’intégrité du document soient garantis. Or tout les mails ne sont pas concernés par la nécessité d’avoir une valeur probante, seulement ceux qui engagent la responsabilité de l’organisme (et ils sont peu nombreux

A défaut d’avoir un système informatique qui capture automatiquement les mails engageants, il convient de s’organiser.

Solutions possibles : 

1. réserver 3 moments dans la journée à la lecture et au classement des mails. Le reste de la journée la messagerie électronique reste fermée ;

2. adopter des règles de formalisme au niveau de l’entreprise : écrire depuis une boîte service @ entreprise.fr plutôt que d’une boîte personnelle pour faciliter le suivi des échanges ; introduire un système de numéros d’enregistrement pour renforcer la valeur d’authenticité du mail ; adopter des formulaires d’écriture pour certains courriers ; intituler les objets selon un nommage « réglementé », etc. ;

3. Supprimer régulièrement les mails inutiles et les échanges informels périmés (publicité, prise de rendez-vous, questions ponctuelles, etc.)

4. retirer les mails engageants de leur boîte soit en les imprimant, soit en les convertissant en pdf très vite après leur envoi ou leur réception ; les classer dans le dossier de l’affaire correspondante.

Références pour cette fiche :

– article 1316-1 du code civil disponible sur Legifrance.fr

– ORSE. Pour un meilleure usage de la messagerie électronique dans les entreprises. 2011, disponible sur www.orse.org

– CR2PA. L’archivage des mails ou les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise. 2009, premières pages disponibles sur blog.cr2pa.fr

2 Replies to “Fiche A4-2 / 4 astuces pour archiver les mails”

  1. Je n’arrive pas à descendre à moins de trente, c’est ce qui n’est pas « rengeable » ou avec un traitement à faire. Mais vu l’article, je ne dois pas être un pro de l’archivage. L’archivage n’est d’ailleurs pas qu’une notion de bon sens, malheureusement, mais de savoir faire. Merci pour cette aide
    Erwan.

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