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Qu’est-ce qu’un référentiel de conservation ?

Pour bien archiver les documents engageants, les salariés ou les agents d’un organisme doivent disposer d’un mode d’emploi fiable. Le référentiel de conservation et de destruction fait partie de ce mode d’emploi.

Cet outil est présenté dans la norme ISO 15489, Information et documentation-Gestion des documents d’activité comme l’un des principaux instruments de travail pour un archivage efficace.

Il est d’abord important de bien en comprendre les principes fondamentaux :

– il prescrit la liste des documents engageants/à conserverCela signifie qu’à partir du moment où le nom d’un document ou d’une famille de document est inscrit dans le référentiel, alors ce document/cette famille de document doit être obligatoirement conservé ;

– il fixe les durées de conservation des documents en s’appuyant obligatoirement sur une motivation légale, réglementaire ou un besoin métier défini avec le service concerné par la production du document ;

– il est structuré selon un plan de classement des activités de l’organisme.

Il se présente sous la forme d’un tableau de plusieurs colonnes qui référence au minimum :

  • les «documents engageants» : ceux qu’il faut conserver pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier ;
  • leur durée de conservation ;
  • la motivation de la durée de conservation et la référence légale ou réglementaire de cette durée le cas échéant ;
  • le sort final : généralement D pour destruction et C pour conservation historique
  • leur support d’archivage : E pour électronique ou P pour papier
  • l’entité qui archive

Le caractère de prescription s’applique autant sur le support d’archivage et l’entité qui archive. Ainsi, s’il est indiqué E pour des bulletins de salaire, l’archivage doit obligatoirement se faire sur ce support, ce qui implique une préparation en amont avec le service juridique et informatique. Quant à l’entité qui archive, cela signifie que le service ou la direction impliquée se voit responsable du bon archivage du flux des documents.

Réaliser un référentiel de conservation et de destruction nécessite de travailler avec méthode et de bien étudier :

  • les activités de l’entreprise ou de l’institution,
  • les risques qu’elle encoure,
  • les obligations auxquelles elle est soumise
  • les besoins de transmission et de partage des savoirs
  • les processus de production et de validation des documents

La réalisation d’un référentiel de conservation nécessite un travail de préparation et d’élaboration rigoureux.

 

 

Ne jamais commencer par le tri des archives existantes

On confond souvent mise en place d’un projet d’archivage et tri des archives existantes (les archivistes parlent d’arriéré). Or prioriser le tri du stock des archives existantes dans un projet d’archivage est une erreur. Pourquoi ?

1. le ratio temps passé/mètre linéaires gagnés n’est pas rentable ;

2.  l’objectif, qui est de mettre en sécurité tous les documents engageants n’est pas atteint car le flux n’est pas maîtrisé ;

3. le résultat «fait joli» (un bel alignement de boîtes ou de répertoires informatiques) mais un nouveau stock se reformera et l’opération sera à refaire cinq ans plus tard. Joli gaspillage !

Traiter  d’abord l’existant, c’est mettre la charrue avant les bœufs, c’est faire le «comment ?» avant  le «quoi ?».

Il faut au préalable écrire ce que l’on va faire (le «quoi ?»), dans un référentiel de conservation, qui détermine :

–       quels documents doivent être produits, archivés et conservés ?

–       combien de temps – en fonction de critères juridiques et des besoins informationnels – doivent-ils être conservés avant leur destruction ou leur archivage historique ?

–       sur quel support ? La question mérite d’être posée en ces temps de dématérialisation forcenée.

–       qui archive ? Toutes personnes qui produit et reçoit des documents

–       etc.

Répondre à ces questions permet de déterminer toute la stratégie de conservation à venir et permet aussi de trier efficacement le stock des archives existantes.

Comme dirait un maître célèbre : le référentiel de conservation, élaborer, tu dois !

Comment identifier les documents engageants ?

Les entreprises ou les organismes publiques conservent beaucoup de documents inutiles : copies, documents de travail, documents périmés. La première étape pour bien organiser l’archivage est de repérer les documents qui ont de la valeur. Ce sont ces seuls documents qui nécessitent d’être conserver/archiver.

Cette valeur peut être administrative, financière, juridique, informationnelle, technique. Quelque soit cette valeur, elle est considérée pour l’organisme comme suffisante pour que le document ou le dossier soit archivé (= conservé). C’est ce que j’appelle les documents engageants. Ou ce que l’Afnor appelle les documents d’activité.

Pour discerner les « bons documents » (ceux qui sont engageants) des « mauvais » (ceux qui n’ont pas à être archivés), il faut, en quelque sorte, leur faire passer la douane.

Posez-vous 5 questions :

1. Le document trace-t-il une action, un fait, une décision, un accord qui engage la responsabilité financière, juridique ou morale de l’organisme ? Ou bien le document est-il utile pour un besoin métier ?

2. Le document est-il un acte original ou une copie ?

3. Le document est-il daté ?

4. Le document est-il achevé ?

5. Le document est-il validé ?

Si vous répondez « oui » à ces cinq questions alors le document est engageant. Il peut passer la frontière pour être conserver le temps nécessaire. Cet exercice est une étape indispensable. Elle peut paraître lourde mais ses résultats sont durables, car un seul passage à la douane suffit. Une fois que tous les documents engageants sont repérés, ils constitueront la base d’un référentiel de conservation et de destruction.

A retenir :
Seuls les documents engageants ont besoin d’être archivés. D’après le Nouveau glossaire de l’archivage de Marie-Anne Chabin, un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre. 
On reconnaît donc un document engageant à ses caractéristiques formelles :
– Original ou double (à ne pas confondre avec copie) ;
– Achevé (voir à ce propos la n°78-753 du 17 juillet 1978) ;
– Validé – plusieurs formes possibles : signature manuscrite ou électronique, visa manuscrit ou électronique, diffusion ou publication, enregistrement dans un système par une personne habilitée selon une procédure établie ;
– Figé ;
– Autonome ou avec ses pièces justificatives : le document engageant peut être un dossier.

Détruire des documents archivés

Les entreprises et institutions conservent trop de documents inutiles. Pourquoi ? Parce qu’elles ont peur de les détruire : «Ça peut toujours servir»… «On ne sait jamais», toutes les raisons sont bonnes pour ne rien faire mais à trop conserver, cela finit par coûter cher. Quelques repère pour franchir le pas en toute responsabilité.

1. Pour calculer la date de destruction de vos données et documents, réfléchir d’abord à leurs durées de conservation à partir :

  • des obligations légales et réglementaires des activités de l’organisme(article : Durées de conservation)
  • des besoins métiers de l’organismes et de ses collaborateurs : besoins de mémoire, besoins de transmission des savoirs, …

2. Écrire ces durées dans un référentiel, c’est l’outil de calcul des durées de conservation

3. Calculer les dates de destruction et les INSCRIRE sur les boîtes, dossiers, répertoires…

4. Une fois par an :

  • préparer la destruction des documents périmés en remplissant un tableau succinct ; ce tableau est une obligation pour les organismes publics, ça s’appelle un bordereau de destruction.
  • détruire les documents (papier, CD) à l’aide d’un destructeur qui garantisse un minimum de confidentialité (voir l’article sur la destruction des données personnelles)

Si les données ou documents sont stockés chez un prestataire extérieur, prévoyez ces mêmes modalités de destruction dans votre contrat de prestation.

Dernière recommandation, écrire la procédure de destruction dans un document synthétique, cela sert à tous les collaborateurs, ceux d’aujourd’hui et de demain.