Archive dans 2018

Pourquoi j’aime toujours le papier pour archiver des documents importants ?

Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents papier. Je constate que la motivation relève autant d’un souci d’efficacité et d’économies budgétaires que d’un souci d’image. « Le papier ? C’est pour les ringards ! Et puis grâce à l’informatique, fini la paperasse. Soyons moderne, numérisons, dématérialisons, mettons sur le cloud ! »

Loin de moi l’idée de faire à l’archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux papier. Néanmoins, je reste vigilante sur mes pratiques quand il s’agit de conserver des documents qui, par exemple, engagent ma responsabilité. Le document papier reste dans certain cas le support de conservation le plus sûr et le plus économique.

Evidemment, le numérique est le monde vers lequel nous allons. Mais le dématérialisation des documents qui nous engagent vers ce support ne doit pas être réalisé sans préparation. Il relève d’un choix qui doit impérativement prendre en compte :

  • la valeur des informations,
  • leur portée juridique et stratégique,
  • leur degré de confidentialité,
  • la longueur de leur durée de conservation et leur volume.

Par exemple, je ne trouve pas raisonnable de dématérialiser le processus des délibérations d’un conseil municipal qui ont une durée de conservation illimitée.  En effet, l’archivage sur support numérique demande de tels moyens humains, techniques et financiers que je doute qu’il soit viable sur le long et très long terme.

Les exemples de documents devenus inconsultables pour cause d’obsolescence technologiques sont nombreux. On peut les récupérer bien sûr, mais au prix de quels investissements ?

Pensez à tout le matériel nécéssaire pour accéder  à un document numérique ?  Électricité + ordinateur + système d’exploitation compatible + logiciel compatible. Alors qu’une délibération papier et simplement lisible à l’oeil nu. Je dis bien à l’oeil nu (ou avec des lunettes).

Enfin, la loi oblige la conservation de certaines preuves sur support papier, comme le rappelle cet article très pragmatique du Journal de l’Éco.

Ne pas confondre documents inutiles et documents inutilisés

Des documents peuvent être inutilisés très longtemps et être extrêmement utiles passés 20 ou 30 ans. Cet article cite plusieurs cas d’entreprises qui n’ont pas pris soin de leurs documents inutilisés. C’est quand elles les ont perdus qu’elles ont pris conscience de leur valeur potentielle.

Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé. Nous avons tort de croire que, parce qu’un document est ancien ou inutilisé, il n’a pas de valeur.

Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne en 2012 (article de l’Express.fr du 3 mai 2012). Pour quel prétexte ? Elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d’âge et que par conséquent elles n’avaient plus aucune valeur pour le service». Confondre âge des documents et valeur est une erreur, surtout pour France Télévision dont le coeur de métier est de produire de l’information audiovisuelle. En effet, ces cassettes vidéo étaient potentiellement source de savoir (institution publique) et source de revenu (droit d’exploitation des vidéos). C’est en ne faisant pas cette analyse que l’agence Sygma a déposé son bilan ou que le photographe Philipp Plisson a perdu tous ses originaux argentiques.

Un document peut être inutilisé très longtemps et être extrêmement utile après 20 ou 30 ans.

A contrario, force est de constater que beaucoup d’entreprises et d’administration conservent inutilement trop de documents. Cela à pour conséquence que :

  • elles ne se soucient pas suffisamment de l’information à forte valeur ajoutée ;
  • elles paient chèrement des services de stockage informatique et papier. Pourtant le problème principal est « l’enflure exponentielle des volumes inutiles et non gérés » (cf. article vanité du blog de Marie-Anne Chabin) ;
  • elles ne pensent pas à identifier la durée de conservation des documents. En le faisant adapter elles pourraient adapter les solutions de conservation les plus pertinentes et les moins couteuses.

Donner une valeur probante aux documents numériques

Pour avoir confiance dans un document papier, il doit contenir un minimum d’éléments qui sont : l’auteur (un nom, un logo), la date, l’objet (un titre ou un en-tête), le destinataire et les éléments de contenus qui justifient ou tracent l’activité, l’échange… Le document n’a pas forcément besoin d’être signé pour gagner la confiance d’un tiers, c’es la cas des factures. A ceci-près que les factures contiennent toujours un numéro d’enregistrement qui renforce sa valeur probante, car il induit leur rattachement à un processus comptable de nature à consolider son authenticité et sa véracité. Or dans l’environnement numérique, il est nécessaire de bien renforcer l’authenticité des écrits numériques, réputés plus vulnérables (art. 1366 du code civil), par des bonnes pratiques administratives :

  1. maintenir un certain formalisme dans la rédaction des documents numériques : auteur, date, objet signifiant, destinataire, logo ;
  2. attribuer aux documents un numéro qui se réfère à un tableau d’enregistrement. Par exemple, ce qui existe pour le courrier papier doit aussi exister pour les mails engageants ou les rapports de synthèse ;
  3. de figer les documents (ou les données) et le tableau d’enregistrement dans un format PDF ;
  4. d’y associer un système d’horodatage ou de signature électronique pour les documents juridiquement les plus sensibles ;

Il est important de prévoir ce processus pour tous les contenus numériques qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou tracent son savoir-faire, afin de lui permettre de disposer, pendant la durée de conservation nécessaire, d’informations numériques fiables et opposables.