Archive dans novembre 2018

4 astuces pour archiver les mails

Situation de départ

Notre comportement envers les boîtes mail a quelque chose d’absurde que nous ne reproduirions pas dans le monde réel. En effet, laisserions-nous le courrier papier dans la boîte à lettres après l’avoir ouvert ? Non : nous prenons le courrier, nous l’ouvrons, nous jetons à la poubelle les courriers sans valeur ou sans intérêt, nous mettons de côté les courriers à traiter rapidement (exemple : factures) et nous rangeons dans leurs dossiers les documents prêts à être classés.

Certains classent leurs mails dans des dossiers thématiques à l’intérieur de la boîte, généralement selon une thématique personnelle. C’est comme si nous laissions le courrier papier dans la boîte aux lettres, mais en les rangeant dans des chemises de couleur. Les courriers seraient certes bien rangés mais leur conservation ne serait pas sécurisée (risque de vandalisme, risque d’humidité etc).

Or pour que le mail ait un valeur probante, il doit être conforme aux prescriptions de l’article 1366 du code civil, qui exige que l’identité de l’auteur du mail et l’intégrité du document soient garantis. Or tout les mails ne sont pas concernés par la nécessité d’avoir une valeur probante, seulement ceux qui engagent la responsabilité de l’organisme (et ils sont peu nombreux

A défaut d’avoir un système informatique qui capture automatiquement les mails engageants, il convient de s’organiser.

Solutions possibles : 

1. réserver 3 moments dans la journée à la lecture et au classement des mails. Le reste de la journée la messagerie électronique reste fermée ;

2. adopter des règles de formalisme au niveau de l’entreprise : écrire depuis une boîte service @ entreprise.fr plutôt que d’une boîte personnelle pour faciliter le suivi des échanges ; introduire un système de numéros d’enregistrement pour renforcer la valeur d’authenticité du mail ; adopter des formulaires d’écriture pour certains courriers ; intituler les objets selon un nommage « réglementé », etc. ;

3. Supprimer régulièrement les mails inutiles et les échanges informels périmés (publicité, prise de rendez-vous, questions ponctuelles, etc.)

4. retirer les mails engageants de leur boîte soit en les imprimant, soit en les convertissant en pdf très vite après leur envoi ou leur réception ; les classer dans le dossier de l’affaire correspondante.

Références pour cette fiche :

– article 1316-1 du code civil disponible sur Legifrance.fr

– ORSE. Pour un meilleure usage de la messagerie électronique dans les entreprises. 2011, disponible sur www.orse.org

– CR2PA. L’archivage des mails ou les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise. 2009, premières pages disponibles sur blog.cr2pa.fr

Qu’est-ce qu’un référentiel de conservation ?

Pour bien archiver les documents engageants, les salariés ou les agents d’un organisme doivent disposer d’un mode d’emploi fiable. Le référentiel de conservation et de destruction fait partie de ce mode d’emploi.

Cet outil est présenté dans la norme ISO 15489, Information et documentation-Gestion des documents d’activité comme l’un des principaux instruments de travail pour un archivage efficace.

Il est d’abord important de bien en comprendre les principes fondamentaux :

– il prescrit la liste des documents engageants/à conserverCela signifie qu’à partir du moment où le nom d’un document ou d’une famille de document est inscrit dans le référentiel, alors ce document/cette famille de document doit être obligatoirement conservé ;

– il fixe les durées de conservation des documents en s’appuyant obligatoirement sur une motivation légale, réglementaire ou un besoin métier défini avec le service concerné par la production du document ;

– il est structuré selon un plan de classement des activités de l’organisme.

Il se présente sous la forme d’un tableau de plusieurs colonnes qui référence au minimum :

  • les «documents engageants» : ceux qu’il faut conserver pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier ;
  • leur durée de conservation ;
  • la motivation de la durée de conservation et la référence légale ou réglementaire de cette durée le cas échéant ;
  • le sort final : généralement D pour destruction et C pour conservation historique
  • leur support d’archivage : E pour électronique ou P pour papier
  • l’entité qui archive

Le caractère de prescription s’applique autant sur le support d’archivage et l’entité qui archive. Ainsi, s’il est indiqué E pour des bulletins de salaire, l’archivage doit obligatoirement se faire sur ce support, ce qui implique une préparation en amont avec le service juridique et informatique. Quant à l’entité qui archive, cela signifie que le service ou la direction impliquée se voit responsable du bon archivage du flux des documents.

Réaliser un référentiel de conservation et de destruction nécessite de travailler avec méthode et de bien étudier :

  • les activités de l’entreprise ou de l’institution,
  • les risques qu’elle encoure,
  • les obligations auxquelles elle est soumise
  • les besoins de transmission et de partage des savoirs
  • les processus de production et de validation des documents

La réalisation d’un référentiel de conservation nécessite un travail de préparation et d’élaboration rigoureux.