Archive dans octobre 2018

La conservation des factures et des pièces comptables

Situation de départ

Les factures et les pièces comptables sont une des catégories de documents les plus volumineuses et les plus souvent demandées lors des contrôles. Combien de temps faut-il les conserver ? Quelles sont les obligations légales ? Que faire des factures électroniques ?

Questions/Réponses :

Combien de temps dois-je conserver les factures et les pièces justificatives de la comptabilité ?

D’un point de vue légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22). Cela vaut pour les factures des fournisseurs et des clients ainsi que pour toutes les pièces justificatives de la commande (devis, bons de commande, mails de commande).

Est-ce que je peux conserver des factures au-delà de dix ans ?

Tout va dépendre du « besoin métier » de l’organisme en matière d’information comptable sur le plus long terme.

Est-ce que je dois imprimer les factures électroniques ?

Non. Les pièces comptables électroniques sont admises comme preuves au même titre que les pièces comptables sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée leur auteur et qu’elles soient établies et conservés dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité (code civil, art. 1366). Dans ce seul cas les pièces comptables numériques ont la même force probante que les factures papier. La première des recommandations pour respecter ce critère est donc d’enregistrer et de conserver ces documents au format PDF. L’impression aura la même force probante que la fixation en pdf, mais pourquoi rematérialiser avec du papier ?

Est-ce que je peux détruire les factures papier si celles-ci sont scannées ?

Il faut être prudent sur ce point. Il est possible de le faire si la qualité et la sécurité des opérations de numérisation sont telles qu’elles convaincront un juge que la copie numérique est :

  • fidèle à l’original
  • durable

Est-ce que je peux externaliser le stockage des factures ?

Oui. Le livre des procédures fiscales donnent des précisions très utiles, dont celle-ci : le stockage doit se fait sur le territoire français ou dans un pays lié à la France par une convention quand le stockage est numérique. Ainsi il convient, avant de signer tout contrat de cloud computing de bien réfléchir aux besoins et obligations de l’entreprise.

Comment donner une valeur probante aux documents numériques ?

La valeur probante des documents numériques est un sujet majeur. La dématérialisation des processus y est pour beaucoup, la multiplication des contestations de preuves devant les juges aussi. Un vaste marché s’ouvre pour les prestataires de signature électronique et d’horodatage. Mais la solution est-elle seulement technologique pour créer des documents probants ?

Renforcer la confiance en amont

En effet, pour avoir confiance dans un document papier, celui-ci doit contenir un minimum d’éléments. Ces éléments sont :

  • l’auteur (un nom, un logo) ;
  • la date ;
  • l’objet (un titre ou un en-tête) ;
  • le destinataire ;
  • les éléments de contenu qui justifient ou tracent l’activité ou l’échange.

Le document n’a pas obligatoirement besoin d’être signé pour gagner la confiance, c’est le cas des factures. A ceci près que les factures contiennent toujours un numéro d’enregistrement qui renforce sa valeur probante. Celui-ci induit le rattachement de la facture à un processus comptable.  En effet, la traçabilité de ce processus la renforce la valeur probante de la facture.  Or dans l’environnement numérique, renforcer l’authenticité des écrits numériques, réputés plus vulnérables, est nécessaire par des bonnes pratiques rédactionnelles dès la production du document. C’est pourquoi, il faut :

  1. maintenir un certain formalisme dans la rédaction des documents numériques : auteur, date, objet signifiant, destinataire ;
  2. attribuer aux documents un numéro qui se réfère à un tableau d’enregistrement. Par exemple, ce qui existe pour le courrier papier doit aussi exister pour les mails engageants ;
  3. figer les documents (ou les données) et le tableau d’enregistrement dans un format PDF(A) ;
  4. associer un système d’horodatage ou de signature électronique pour les documents juridiquement les plus sensibles ;

Prévoyez ce processus pour tous les contenus numériques qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou tracent son savoir-faire. De plus, n’oubliez pars que l’authenticité d’un document ou de données doit être garantie  pendant la durée de conservation nécéssaire pour être reconnue comme fiables et opposables.