Archive dans septembre 2018

Comment identifier les documents engageants ?

Les entreprises ou les organismes publiques conservent beaucoup de documents inutiles : copies, documents de travail, documents périmés. La première étape pour bien organiser l’archivage est de repérer les documents qui ont de la valeur. Ce sont ces seuls documents qui nécessitent d’être conserver/archiver.

Cette valeur peut être administrative, financière, juridique, informationnelle, technique. Quelque soit cette valeur, elle est considérée pour l’organisme comme suffisante pour que le document ou le dossier soit archivé (= conservé). C’est ce que j’appelle les documents engageants. Ou ce que l’Afnor appelle les documents d’activité.

Pour discerner les « bons documents » (ceux qui sont engageants) des « mauvais » (ceux qui n’ont pas à être archivés), il faut, en quelque sorte, leur faire passer la douane.

Posez-vous 5 questions :

1. Le document trace-t-il une action, un fait, une décision, un accord qui engage la responsabilité financière, juridique ou morale de l’organisme ? Ou bien le document est-il utile pour un besoin métier ?

2. Le document est-il un acte original ou une copie ?

3. Le document est-il daté ?

4. Le document est-il achevé ?

5. Le document est-il validé ?

Si vous répondez « oui » à ces cinq questions alors le document est engageant. Il peut passer la frontière pour être conserver le temps nécessaire. Cet exercice est une étape indispensable. Elle peut paraître lourde mais ses résultats sont durables, car un seul passage à la douane suffit. Une fois que tous les documents engageants sont repérés, ils constitueront la base d’un référentiel de conservation et de destruction.

A retenir :
Seuls les documents engageants ont besoin d’être archivés. D’après le Nouveau glossaire de l’archivage de Marie-Anne Chabin, un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre. 
On reconnaît donc un document engageant à ses caractéristiques formelles :
– Original ou double (à ne pas confondre avec copie) ;
– Achevé (voir à ce propos la n°78-753 du 17 juillet 1978) ;
– Validé – plusieurs formes possibles : signature manuscrite ou électronique, visa manuscrit ou électronique, diffusion ou publication, enregistrement dans un système par une personne habilitée selon une procédure établie ;
– Figé ;
– Autonome ou avec ses pièces justificatives : le document engageant peut être un dossier.

Pourquoi j’aime toujours le papier pour archiver des documents importants ?

Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents papier. Je constate que la motivation relève autant d’un souci d’efficacité et d’économies budgétaires que d’un souci d’image. « Le papier ? C’est pour les ringards ! Et puis grâce à l’informatique, fini la paperasse. Soyons moderne, numérisons, dématérialisons, mettons sur le cloud ! »

Loin de moi l’idée de faire à l’archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux papier. Néanmoins, je reste vigilante sur mes pratiques quand il s’agit de conserver des documents qui, par exemple, engagent ma responsabilité. Le document papier reste dans certain cas le support de conservation le plus sûr et le plus économique.

Evidemment, le numérique est le monde vers lequel nous allons. Mais le dématérialisation des documents qui nous engagent vers ce support ne doit pas être réalisé sans préparation. Il relève d’un choix qui doit impérativement prendre en compte :

  • la valeur des informations,
  • leur portée juridique et stratégique,
  • leur degré de confidentialité,
  • la longueur de leur durée de conservation et leur volume.

Par exemple, je ne trouve pas raisonnable de dématérialiser le processus des délibérations d’un conseil municipal qui ont une durée de conservation illimitée.  En effet, l’archivage sur support numérique demande de tels moyens humains, techniques et financiers que je doute qu’il soit viable sur le long et très long terme.

Les exemples de documents devenus inconsultables pour cause d’obsolescence technologiques sont nombreux. On peut les récupérer bien sûr, mais au prix de quels investissements ?

Pensez à tout le matériel nécéssaire pour accéder  à un document numérique ?  Électricité + ordinateur + système d’exploitation compatible + logiciel compatible. Alors qu’une délibération papier et simplement lisible à l’oeil nu. Je dis bien à l’oeil nu (ou avec des lunettes).

Enfin, la loi oblige la conservation de certaines preuves sur support papier, comme le rappelle cet article très pragmatique du Journal de l’Éco.

Ne pas confondre documents inutiles et documents inutilisés

Des documents peuvent être inutilisés très longtemps et être extrêmement utiles passés 20 ou 30 ans. Cet article cite plusieurs cas d’entreprises qui n’ont pas pris soin de leurs documents inutilisés. C’est quand elles les ont perdus qu’elles ont pris conscience de leur valeur potentielle.

Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé. Nous avons tort de croire que, parce qu’un document est ancien ou inutilisé, il n’a pas de valeur.

Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne en 2012 (article de l’Express.fr du 3 mai 2012). Pour quel prétexte ? Elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d’âge et que par conséquent elles n’avaient plus aucune valeur pour le service». Confondre âge des documents et valeur est une erreur, surtout pour France Télévision dont le coeur de métier est de produire de l’information audiovisuelle. En effet, ces cassettes vidéo étaient potentiellement source de savoir (institution publique) et source de revenu (droit d’exploitation des vidéos). C’est en ne faisant pas cette analyse que l’agence Sygma a déposé son bilan ou que le photographe Philipp Plisson a perdu tous ses originaux argentiques.

Un document peut être inutilisé très longtemps et être extrêmement utile après 20 ou 30 ans.

A contrario, force est de constater que beaucoup d’entreprises et d’administration conservent inutilement trop de documents. Cela à pour conséquence que :

  • elles ne se soucient pas suffisamment de l’information à forte valeur ajoutée ;
  • elles paient chèrement des services de stockage informatique et papier. Pourtant le problème principal est « l’enflure exponentielle des volumes inutiles et non gérés » (cf. article vanité du blog de Marie-Anne Chabin) ;
  • elles ne pensent pas à identifier la durée de conservation des documents. En le faisant adapter elles pourraient adapter les solutions de conservation les plus pertinentes et les moins couteuses.