Comment identifier les documents engageants ?

Les entreprises ou les organismes publiques conservent beaucoup de documents inutiles : copies, documents de travail, documents périmés. La première étape pour bien organiser l’archivage est de repérer les documents qui ont de la valeur. Ce sont ces seuls documents qui nécessitent d’être conserver/archiver.
Cette valeur peut être administrative, financière, juridique, informationnelle, technique. Quelque soit cette valeur, elle est considérée pour l’organisme comme suffisante pour que le document ou le dossier soit archivé (= conservé). C’est ce que j’appelle les documents engageants. Ou ce que l’Afnor appelle les documents d’activité.
Pour discerner les « bons documents » (ceux qui sont engageants) des « mauvais » (ceux qui n’ont pas à être archivés), il faut, en quelque sorte, leur faire passer la douane.
Posez-vous 5 questions :
1. Le document trace-t-il une action, un fait, une décision, un accord qui engage la responsabilité financière, juridique ou morale de l’organisme ? Ou bien le document est-il utile pour un besoin métier ?
2. Le document est-il un acte original ou une copie ?
3. Le document est-il daté ?
4. Le document est-il achevé ?
5. Le document est-il validé ?
Si vous répondez « oui » à ces cinq questions alors le document est engageant. Il peut passer la frontière pour être conserver le temps nécessaire. Cet exercice est une étape indispensable. Elle peut paraître lourde mais ses résultats sont durables, car un seul passage à la douane suffit. Une fois que tous les documents engageants sont repérés, ils constitueront la base d’un référentiel de conservation et de destruction.