Archive dans octobre 2017

Tout conserver est le contraire de bien archiver !

L’inflation documentaire est un vrai défi que doivent relever les entreprises et les organismes publics. L’informatisation a aggravé le phénomène… comment y remédier ? La solution ne serait-elle pas de rendre plus efficace et de contrôler les usages au quotidien ?

Pendant longtemps, nous avons cru que l’informatique réglerait l’encombrement dû au papier. Non seulement cet encombrement n’a pas été régulé mais la paperasse s’est vu augmentée de l’électronasse.

Comment en est-on arrivé là ? Quelques explications : l’informatique facilite la duplication grâce à la fonction « enregistrer sous », l’encombrement informatique se voit beaucoup moins, la performance des outils d’impression nous rend déraisonnables…Sans compter les coûts rarement évalués de ce gaspillage, de la maintenance des téraoctets devenus pétaoctets, du temps perdu à chercher des documents dans des volumes toujours plus grands.

Faut-il acheter l’outil de gestion documentaire le plus beau et le plus performant, faut-il interdire la photocopieuse et « l’enregistrer sous » ?

Et pourquoi ne pas plutôt fermer le robinet ? Sensibiliser les utilisateurs, leurs indiquer les règles de bon usage, définir avec eux les documents à produire et à archiver, leur attribuer des règles de classement et de gestion communes, les conserver dans des espaces physiques et informatiques « à part », protégés du bazar par des accès sécurisés ?

L’innovation dans le domaine de l’archivage ne viendrait-elle pas finalement de l’amélioration des usages ? Comment voyez-vous les choses ? Est-ce que pour vous les règles dans ce domaine peuvent avoir du bon ?