Être sûr de relire les données numériques dans 10 ans

Aujourd’hui beaucoup de documents et données sont archivés et conservés numériquement. Des doutes subsistent sur la durabilité du support numérique. «Pourrrais-je relire mes documents dans 10 ans ?»  est une question qu’on me pose souvent lors de stage de formation professionnelle. Tentons d’y répondre simplement.

Avertissement : ces préconisations valent pour des « petits organismes ». Les plus grands qui disposent d’un service informatique auront des procédures plus formalisées et plus sécurisées. Ils consulteront en premier lieu cette page Archivage numérique élaborée par les services de l’État.

Avant toute chose, il est important d’avoir identifié les documents que l’entreprise doit conserver avec leurs durées de conservation. Ensuite les trucs et astuces ne manquent pas mais voici 3 points qui me paraissent essentiels notamment pour anticiper les sinistres :

1. archivez vos données numériques dans des formats d’archivage non modifiables comme le PDF pour qu’elles restent intègres et conservent leur valeur probante.

2. si vos documents archivés sont stockés sur un serveur, ayez toujours un deuxième espace d’hébergement : soit par l’acquisition d’un deuxième serveur que vous stockerez dans un endroit éloigné de votre espace de travail, soit en faisant appel à de l’hébergement externalisé (cloud computing) ;

3. si vos données numériques sont stockées sur CD et que leur durée de conservation est plus longue que la durée de vie du CD (5 ans en moyenne), dupliquez vos données tous les 2 ans sur un nouveau CD et vérifiez les 1 fois par an. Gravez vos données sur des CD de bonne qualité (« qualité archivage » à long terme ou « à usage médical » ou « qualité professionnelle) et ne dépassez pas la vitesse de gravure 12X.

Peut-être avez-vous d’autres trucs et astuces pour préserver au mieux les données numériques ? N’hésitez-pas à partager vos expériences. Les commentaires des informaticiens seront les bienvenus !

Pouquoi j’aime toujours le papier pour archiver des documents importants ?

Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents et processus. Je constate que parfois la motivation relève autant d’un souci d’efficacité et d’économies budgétaires que d’un souci d’image. « Le papier ? C’est pour les ringards ! Et puis grâce à l’informatique, fini la paperasse d’un autre âge, soyons moderne, numérisons, dématérialisons, ou mieux, entrons dans l’ère du cloud ! »

Loin de moi l’idée de jouer à l’archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux papier : je suis la première à profiter des avantages du numérique. Néanmoins, je reste vigilante sur mes pratiques quand il s’agit de conserver des documents qui, par exemple, engagent ma responsabilité. Le document papier reste dans certain cas le support de conservation, notamment sur le long terme, le plus sûr et le plus économique.

Evidemment, le numérique est le monde vers lequel nous allons, mais le transfert des documents qui nous engagent vers ce support ne doit pas être réalisé au nom de injonction « il faut vivre avec son temps ». Il relève d’un choix qui doit impérativement prendre en compte la valeur des informations, leur portée juridique et stratégique, leur degré de confidentialité,  la longueur de leur durée de conservation et leur volume.  Par exemple, je ne trouve pas raisonnable de dématérialiser le processus des délibérations d’un conseil municipal qui ont une durée de conservation permanente ou celui de contrats commerciaux à fortes responsabilités juridiques, portant sur de grosses sommes d’argent et dont la durée de conservation peut excéder 10 ans. L’archivage sur support numérique demande de tels moyens humains, techniques et financiers que je doute qu’il soit viable sur le long et très long terme. Les exemples de documents devenus inconsultables pour cause d’obsolescence technologiques sont nombreux. On peut les récupérer bien sûr, mais au prix de quels investissements ? Quand on prend conscience de tout le matériel nécéssaire qu’il faut pour accéder  à un document numérique (électricité + ordinateur + système d’exploitation compatible + logiciel compatible) et la facilité que l’on a à lire la délibération d’un conseil municipal rédigée en 1790, la question mérite d’être posée pour les documents très engageants devant être conservés longtemps.

Pour compléter cet article, je vous recommande la lecture de cette étude CSA/La Poste publiée en 2011 concluant que « l’écrit papier demeure l’incarnation des fonctions de conservation et d’engagement ».

Comment construire le mode d’emploi pour l’archivage ?

Un projet de gouvernance documentaire doit intégrer l’archivage des documents engageants. Dans mon acception, le mot archivage recoupe d’abord et avant tout celui du flux documentaire. Mais seulement celui des documents engageants, les autres n’ont pas à faire l’objet des règles et de procédures aussi rigoureuses et structurantes.

La norme ISO 15489  Information et documentation-Gestion des documents d’activité  propose la rédaction de plusieurs outils qui peuvent s’articuler ainsi :

– une politique d’archivage (dite aussi politique de conservation) ;

– un référentiel de conservation et de destruction ;

– des procédures opérationnelles, appelées aussi modes opératoires. Les procédures opérationnelles peuvent être nombreuses. Elles portent sur le « comment fair » et sur des processus spécifiques de l’archivage des documents engageants. Par exemple, on rangera dans les modes opératoires la procédure de versement des archives papier accompagnée d’un modèle de bordereau de versement. On pourra y faire figurer aussi la charte de nommage des dossiers électroniques ou la règle de classement des pièces à l’intérieur d’un dossier.

L’ensemble de ces éléments forment une charte d’archivage. Dans un projet  de gouvernance, la réalisation d’une charte d’archivage se situe au niveau de la conception d’un système. La charte ne dit rien de la mise en application, mais elle est indispensable pour une bonne mise en oeuvre.schema_charte_archivage

Qu’est-ce qu’un référentiel de conservation ?

Pour bien archiver les documents engageants, les salariés ou les agents d’un organisme doivent disposer d’un mode d’emploi fiable. L’outil principal de ce mode d’emploi s’appelle un référentiel de conservation et de destruction.

Cet outil est présenté dans la norme ISO 15489, Information et documentation-Gestion des documents d’activité comme l’un des principaux instruments de travail pour un archivage efficace.

Il est d’abord important de bien en comprendre les principes fondamentaux :

– le référentiel de conservation est un document qui prescrit la liste des documents engageants/à conserverCela signifie qu’à partir du moment où le nom d’un document ou d’une famille de document est inscrit dans le référentiel, alors ce document/cette famille de document doit être obligatoirement conservé ;

– le référentiel de conservation fixe les durées de conservation des documents en s’appuyant obligatoirement sur une motivation légale, réglementaire ou un besoin métier défini avec le service concerné par la production du document ;

– le référentiel de conservation est structuré selon un plan de classement des activités de l’organisme.

Il se présente sous la forme d’un tableau de plusieurs colonnes qui référence au minimum :

  • les «documents engageants» : ceux qu’il faut conserver pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier ;
  • leur durée de conservation ;
  • la motivation de la durée de conservation et la référence légale ou réglementaire de cette durée le cas échéant ;
  • le sort final : généralement D pour destruction et C pour conservation historique
  • leur support d’archivage : E pour électronique ou P pour papier
  • l’entité qui archive

Le caractère de prescription s’applique autant sur le support d’archivage et l’entité qui archive. Ainsi, s’il est indiqué E pour des bulletins de salaire, l’archivage doit obligatoirement se faire sur ce support, ce qui implique une préparation en amont avec le service juridique et informatique. Quant à l’entité qui archive, cela signifie que le service ou la direction impliquée se voit responsable du bon archivage du flux des documents.

Réaliser un référentiel de conservation et de destruction nécessite de travailler avec méthode et de bien étudier :

  • les activités de l’entreprise ou de l’institution,
  • les risques qu’elle encoure,
  • les obligations auxquelles elle est soumise
  • les besoins de transmission et de partage des savoirs
  • les processus de production et de validation des documents

La réalisation d’un référentiel de conservation nécessite un travail de préparation et d’élaboration rigoureux.

 

 

Comment identifier les documents engageants ?

article_document_engageant

Les entreprises ou les organismes publiques conservent beaucoup de documents inutiles (copies, documents de travail, documents périmés).

La première étape d’une démarche d’archivage et d’une bonne gouvernance documentaire est de repérer les documents qui ont une valeur. Ce sont ces seuls documents qui nécessitent d’être conserver/archiver. Cette valeur peut être administrative, financière, juridique, informationnelle, technique. Quelque soit cette valeur, elle est considérée pour l’organisme comme suffisante pour que le document ou le dossier soit archivé (= conservé). C’est ce que j’appelle les documents engageants. Ou ce que l’Afnor appelle les documents d’activité.

Pour discerner les « bons documents » (ceux qui sont engageants) des « mauvais » (ceux qui n’ont pas à être archivés), il faut, en quelque sorte, leur faire passer la douane en posant cinq questions :

1. Le document trace-t-il une action, un fait, une décision, un accord qui engage la responsabilité financière, juridique ou morale de de l’organisme ou qui sert un besoin métier ?

2. Le document est-il un acte original ou une copie ?

3. Le document est-il daté ?

4. Le document est-il achevé ?

5. Le document est-il validé ?

Si vous répondez « oui » à ces cinq questions alors le document est engageant. Il peut passer la frontière pour être conserver le temps nécessaire. Cet exercice est une étape indispensable. Elle peut paraître lourde mais ses résultats sont durables, car un seul passage à la douane suffit. Une fois que tous les documents engageants sont repérés, ils constitueront la base d’un référentiel de conservation et de destruction.

A retenir :

Seuls les documents engageants ont besoin d’être archivés. D’après le Nouveau glossaire de l’archivage de Marie-Anne Chabin un document engageant est un document achevé et validé, produit ou reçu au nom d’une entreprise ou d’un organisme, qui contient une décision ou une information entraînant ou susceptible d’entraîner une incidence financière ou la responsabilité morale de son détenteur. Un document engageant doit être authentique, fiable et intègre. 

On reconnaît donc un document engageant à ses caractéristiques formelles :

– Original ou double (à ne pas confondre avec copie) ;
– Achevé (voir à ce propos la n°78-753 du 17 juillet 1978) ;
– Validé – plusieurs formes possibles : signature manuscrite ou électronique, visa manuscrit ou électronique, diffusion ou publication, enregistrement dans un système par une personne habilitée selon une procédure établie ;
– Figé ;
– Autonome ou avec ses pièces justificatives : le document engageant peut être un dossier.

Tout conserver est le contraire de bien archiver !

L’inflation documentaire est un vrai défi que doivent relever les entreprises et les organismes publics. L’informatisation a aggravé le phénomène… comment y remédier ? La solution ne serait-elle pas de rendre plus efficace et de contrôler les usages au quotidien ?

Pendant longtemps, nous avons cru que l’informatique réglerait l’encombrement dû au papier. Non seulement cet encombrement n’a pas été régulé mais la paperasse s’est vu augmentée de l’électronasse.

Comment en est-on arrivé là ? Quelques explications : l’informatique facilite la duplication grâce à la fonction « enregistrer sous », l’encombrement informatique se voit beaucoup moins, la performance des outils d’impression nous rend déraisonnables…Sans compter les coûts rarement évalués de ce gaspillage, de la maintenance des téraoctets devenus pétaoctets, du temps perdu à chercher des documents dans des volumes toujours plus grands.

Faut-il acheter l’outil de gestion documentaire le plus beau et le plus performant, faut-il interdire la photocopieuse et « l’enregistrer sous » ?

Et pourquoi ne pas plutôt fermer le robinet ? Sensibiliser les utilisateurs, leurs indiquer les règles de bon usage, définir avec eux les documents à produire et à archiver, leur attribuer des règles de classement et de gestion communes, les conserver dans des espaces physiques et informatiques « à part », protégés du bazar par des accès sécurisés ?

L’innovation dans le domaine de l’archivage ne viendrait-elle pas finalement de l’amélioration des usages ? Comment voyez-vous les choses ? Est-ce que pour vous les règles dans ce domaine peuvent avoir du bon ?

Comment créer des documents numériques probants ?

La valeur probante des documents numériques est un sujet majeur. La dématérialisation des processus y est pour beaucoup, la multiplication des contestations de preuves devant les juges aussi. Un vaste marché s’ouvre pour les prestataires de signature électronique et d’horodatage. Mais la solution est-elle seulement technologique pour créer des documents probants ?

Renforcer la confiance en amont

En effet, pour avoir confiance dans un document papier, celui-ci doit contenir un minimum d’éléments. Ces éléments sont :

  • l’auteur (un nom, un logo) ;
  • la date ;
  • l’objet (un titre ou un en-tête) ;
  • le destinataire ;
  • les éléments de contenu qui justifient ou tracent l’activité ou l’échange.

Le document n’a pas obligatoirement besoin d’être signé pour gagner la confiance, c’est le cas des factures. A ceci près que les factures contiennent toujours un numéro d’enregistrement qui renforce sa valeur probante. Celui-ci induit le rattachement de la facture à un processus comptable.  En effet, la traçabilité de ce processus la renforce la valeur probante de la facture.  Or dans l’environnement numérique, renforcer l’authenticité des écrits numériques, réputés plus vulnérables, est nécessaire par des bonnes pratiques rédactionnelles dès la production du document. C’est pourquoi, il faut :

  1. maintenir un certain formalisme dans la rédaction des documents numériques : auteur, date, objet signifiant, destinataire ;
  2. attribuer aux documents un numéro qui se réfère à un tableau d’enregistrement. Par exemple, ce qui existe pour le courrier papier doit aussi exister pour les mails engageants ;
  3. figer les documents (ou les données) et le tableau d’enregistrement dans un format PDF(A) ;
  4. associer un système d’horodatage ou de signature électronique pour les documents juridiquement les plus sensibles ;

Prévoyez ce processus pour tous les contenus numériques qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou tracent son savoir-faire. De plus, n’oubliez pars que l’authenticité d’un document ou de données doit être garantie  pendant la durée de conservation nécéssaire pour être reconnue comme fiables et opposables.

La conservation des factures et des pièces comptables

Situation de départ

Les factures et les pièces comptables sont une des catégories de documents les plus volumineuses et les plus souvent demandées lors des contrôles. Combien de temps faut-il les conserver ? Quelles sont les obligations légales ? Que faire des factures électroniques ?

Questions/Réponses :

Combien de temps dois-je conserver les factures et les pièces justificatives de la comptabilité ?

D’un point de vue légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22). Cela vaut pour les factures des fournisseurs et des clients ainsi que pour toutes les pièces justificatives de la commande (devis, bons de commande, mails de commande).

Est-ce que je peux conserver des factures au-delà de dix ans ?

Vous avez certainement intérêt à le faire pour une certaine catégorie de factures, notamment celles qui tracent les investissements ou pour prouver la valeur des équipements auprès des assureurs en cas de sinistre.

Est-ce que je dois imprimer les factures électroniques ?

Non. Les pièces comptables électroniques sont admises comme preuves au même titre que les pièces comptables sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée leur auteur et qu’elles soient établies et conservés dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité (code civil, art. 1261-1). Dans ce cas (et seulement dans ce cas) les pièces comptables numériques ont la même force probante que les factures papier. La première des recommandations pour respecter ce critrère est donc d’enregistrer (rapidement après leur date d’émission) et de conserver ces documents au format PDF. L’impression aura la même force probante que la fixation en pdf, mais pourquoi rematérialiser avec du papier ?

Est-ce que je peux détruire les factures papier si celles-ci sont scannées ?

Il faut être prudent sur ce point. Il est possible de le faire si la qualité et la sécurité des opérations de numérisation (ou scannerisation) sont telles qu’elles convaincront un juge que la copie numérique est :

  • fidèle à l’original
  • durable

Est-ce que je peux externaliser le stockage des factures ?

Oui. Le livre des procédures fiscales donnent des précisions très utiles, dont celle-ci : le stockage doit se fait sur le territoire français ou dans un pays lié à la France par une convention quand le stockage est numérique. Ainsi il convient, avant de signer tout contrat d’externalisation (cloud computing) de bien réfléchir à ses besoins et aux obligations qui incombent à l’entreprise.

Références pour cette fiche :

– l’article 123-22 du code du commerce disponible sur Legifrance.fr

– l’article 1261-1 du code civil disponible sur Legifrance.fr

– l’article 1348 du code civil disponible sur Legifrance.fr

– l’article L102C du livre des procédures fiscal disponible sur Legifrance.fr